Fort de son développement dans le secteur de la formation tertiaire tout public mais également à destination des personnes en situation de handicap (ESAT), nous recrutons un(e) chargé(e) administratif(ve) de formation à temps complet. L'assistant ou l'assistante de formation assure le suivi administratif et logistique des actions de formation. Il ou elle assiste le dirigeant de l'entreprise PIC FORMATION. Tout cela dans le respect de notre charte qualité et notre certification Qualiopi. 2 personnes assurent cette fonction dans l'entreprise actuellement.
Nous sommes une petite équipe de 7 salariés et 30 formateurs. Nos valeurs de respect et d'engagement fait de PIC FORMATION une TPE où il fait bon de travailler efficacement pour de belles causes !
Nous venons de déménager au Parc EverEst 2 à Genas avec 260 m² de bureaux, salles de formation, open space et terrase dans un quartier neuf et dynamique.
Le métier nécessite de la polyvalence et donc de l'organisation et de la rigueur. L'assistant de formation doit avoir une excellente maîtrise des outils bureautiques, des qualités d'écoute et de communication et des aptitudes relationnelles. Vous avez un sens relationnel aigu, vous écoutez et acceptez la contradiction, maîtrisez les techniques relationnelles au téléphone et à l'écrit, avez le goût du travail en petite équipe... Alors rejoignez une équipe dynamique pour contribuer à notre développement !
Vos principales missions seront de :
- Créer des dossiers RH FORMATION/ clients / action sur notre outil de gestion de la formation.
- Planifier des actions de formations.
- Réaliser des conventions de formations
- Gérer et suivre des contrats de prestations avec les formateurs salariés ou libéraux
- Mettre en page et éditer des supports de formation en version Word et/ou PPT
- Préparer des dossiers d'animations : Éditions émargements, quiz d'évaluation des compétences, attestations, évaluations de formation et envois en respect des délais sur Excel, Word ou Google Forms
- Post formation : facturer les formations / frais des intervenants et compiler les synthèses d'évaluation des participants et du formateur.
- Selon profil et aptitudes comptabilité générale client/fournisseur.
-Tâches administratives 100%
En résumé : Ses compétences et savoir être
- Aimer le travail administratif et bureautique
- Avoir un sens relationnel aigu : savoir écouter, accepter la contradiction
- Maîtriser les techniques relationnelles au téléphone
- Maîtriser la rédaction parfaitement, très bonne orthographe et grammaire
- Connaître et maîtriser l'outil informatique
- Etre à l'aise avec tous les moyens de communication
- Avoir le goût du travail en petite équipe
- User de polyvalence
- Expérience sur poste similaire impérative (alternance comprise)
Horaires : du lundi au vendredi de 8h30 à 17h
Experience: 2 An(s) - Poste similaire impérative
Compétences: Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Assurer la gestion administrative d'une activité,Contrôler la conformité des données,Suivre des actions de formation, de mobilité ou de reclassement
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: 2 An(s) - Poste similaire impérative
Compétences: Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Assurer la gestion administrative d'une activité,Contrôler la conformité des données,Suivre des actions de formation, de mobilité ou de reclassement
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.