Le Centre Hospitalier Alpes-Isère recrute un(e) Secrétaire de Direction des Ressources Humaines et Direction des Soins H/F pour une durée de 3 mois, renouvelable en fonction du besoin.
Description du poste :
Le(la) Secrétaire de Direction organise pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Activités principales :
- Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
- Gestion des stocks de produits, de matériel, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisés.
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents.
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas.
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.
- production et diffusion de documents, de dossier
-Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusions, archivage)
- Analyse du contexte et priorisation des actes de secrétariat
- Gestion de la relation avec les partenaires externes / internes
- Participation à la vie du service
Qualités métiers attendues
- Sens des responsabilités et conscience de son positionnement professionnel
- Comportement professionnel : non jugement, intégrité, ouverture d'esprit, respect, honnêteté, loyauté
- Savoir-faire relationnel : écoute, discrétion, patience
- Capacité à contenir ses émotions et à gérer celles des autres
- Curiosité intellectuelle
- Dynamisme et sens du travail en équipe
- Réactivité, aptitude à prendre des décisions et aptitude à en rendre compte
- Prise d'initiative dans un cadre sécurisé et respectueux des bonnes pratiques
- Respect de l'autorité, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel
- Organisation, méthode et rigueur
- Capacité à prendre la parole en public ou en situation de face à face
- Représentation et valorisation de l'image institutionnelle au travers de son comportement, de son attitude et de sa tenue
Qualités spécifiques pour le poste :
- Connaissance des préférences organisationnelles de la Direction
- Aptitude à vérifier le degré d'habilitation d'une personne à détenir une information avant de la lui communiquer
- Aptitude à appréhender l'ensemble des affaires générales de sorte à pouvoir assurer un suivi en l'absence du Directeur
- Capacité rédactionnelle développée
Organisation du travail :
Horaires de travail : 9h - 17h
Travail en binôme avec l'assistante de direction, remplacement mutuel sur les périodes de congés
Documents à fournir pour candidater : CV + Lettre de motivation
Rémunération : à partir de 1900,00€
Avantages :
Prise en charge du transport quotidien
Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)
Lieu du poste : En présentiel
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Ouvrier qualifié (P1,P2)
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Ouvrier qualifié (P1,P2)
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.