Postée il y a 2 jours
Vous manifestez un intérêt pour les métiers de l'architecture, vous faites preuve d'organisation et vous souhaitez travailler au sein d'une équipe dynamique ?
Ce poste est fait pour vous.
Stumm Architectures est une agence d'architecture, installée près de Quintin, spécialisée dans la conception et la réalisation de projets d'architectures variées, neufs ou de rénovations. Dirigée depuis 2019 par Gwenn Péron et Océane Giordani, Stumm Architectures possède une équipe jeune de quatre personnes. L'agence partage ses bureaux avec deux autres entreprises, dont le bureau d'étude Anthemion.
Anthemion est un bureau d'étude spécialisé dans le patrimoine culturel. Fondée en 2018 par Pauline Ruen, Anthemion propose des expertises historiques dans le cadre de projet de restauration du patrimoine. Ces études historiques sont réalisées en collaboration avec des architectes du patrimoine de toute la région.
Les deux entreprises cohabitent depuis maintenant 4 ans et souhaitent désormais mutualiser un emploi administratif. Ainsi, vous assurerez l'assistance administrative de Stumm Architectures à hauteur de 3 jours par semaine, et celle d'Anthemion à hauteur d'une journée par semaine.
Description du poste :
Pour l'agence Stumm Architectures, vous assistez les architectes dans le suivi de l'activité, à l'interface avec la clientèle.
Accueil
Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique de Stumm Architecture, ainsi que le suivi des mails.
Gestion administrative des dossiers
Vous assurerez le suivi administratif et financier des projets en cours : marchés de travaux, rédaction des ordres de service, documents de réception, certificats de paiement.
Vous œuvrez à la préparation des dossiers d'appels d'offres sur les différentes plateformes dédiées
Vous gérez administrativement les dossiers de consultation des entreprises : préparation des pièces administratives, CCAP, règlement de consultation, actes d'engagement.
Vous établissez les déclarations d'assurance professionnelles
Suivi de facturation
Vous réalisez les factures d'honoraires et assurez leur suivi (relance, traitement). Vous travaillez à la récupération et au dépôt des factures sur Chorus.
Comptabilité
Pour Stumm Architectures, vous préparez les factures client, vous transmettez les éléments de comptabilité au cabinet comptable, et vous effectuez les virements des salaires de l'agence.
Pour Anthemion, vous assurerez seulement la facturation des honoraires (dépôts et relance des factures), la transmission des informations auprès du cabinet comptable et la préparation des dossiers d'appel d'offres.
Profil recherché :
Organisé.e et méthodique, vous avez le sens de l'accueil et vous aimez travailler en équipe, tout en conservant un sens de l'autonomie.
Vous faites preuve de capacité d'adaptation.
Vous possédez un excellent rédactionnel et vous savez vous servir des outils informatiques : traitement de texte, tableurs, canva.
Vous maîtrisez parfaitement le fonctionnement des marchés publics.
Nous proposons :
Une prise de poste facilitée par une formation en interne par votre prédécesseur, d'une durée de 4 mois.
CDD qui pourra être reconduit
Poste en présentiel
Experience: 2 An(s) - connaissance des marchés publics
Compétences: Gestion administrative du courrier,Comptabilité générale,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Utiliser les outils numériques,Gestion et suivi de facturations,Connaissance du code des marchés publics
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités d'architecture
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 2 An(s) - connaissance des marchés publics
Compétences: Gestion administrative du courrier,Comptabilité générale,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Utiliser les outils numériques,Gestion et suivi de facturations,Connaissance du code des marchés publics
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités d'architecture
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.