Postée il y a 5 jours
Présentation de la structure :
Les établissements du Dispositif ITEP accueillent des enfants orientés par la MDPH qui présentent des difficultés psychologiques et des troubles du comportement.
Missions :
L'Assistante de Direction a pour mission principale d'appuyer la direction dans la gestion administrative, organisationnelle et relationnelle afin d'optimiser le fonctionnement de la structure. Elle assure la coordination et le suivi des dossiers, facilite la communication interne et externe, et contribue à la fluidité des opérations en anticipant les besoins et en garantissant le respect des procédures. Véritable interface entre la direction et les différents interlocuteurs (, elle joue un rôle clé dans la bonne organisation et l'efficacité de l'établissement.
Missions :
Assurer la gestion du secrétariat
- Planifier et organiser les réunions ;
- Réaliser le traitement des documents informatiques en accord avec la direction ;
- Réaliser diverses tâches administratives ;
Participer aux travaux de direction
- Participer aux réunions du CODIR ;
- Participer et contribuer à la mise en œuvre tous les travaux institutionnels en lien avec la direction de l'établissement ;
Gérer les aspects administratifs et RH liés aux salariés de l'établissement
- Participer au processus de recrutement des salariés en lien avec la direction ;
- Participer à l'intégration des nouveaux ;
- En cas de modification d'un élément contractuel, procéder à la rédaction de la fiche avenant en lien avec la direction ;
- Participer au processus de sortie des salariés en lien avec la direction ;
- Préparer tous les éléments pour la mise en œuvre de la paye ;
- Veiller aux obligations en termes de sécurité et de santé au travail ;
- Rédiger les courriers divers, notes de service, notes d'informations internes à l'établissement ;
- Organiser et suivre les demandes RH en vue d'assurer la continuité du service ;
- Etre appui à la gestion des plannings et absences du personnel ;
- Diffuser et veiller au respect des différentes procédures.
Participer à la gestion financière et administrative des services
- Suivre et gérer de la caisse de l'établissement en adéquation avec le suivi du cahier de caisse ;
- Préparer et transmettre tous les justificatifs comptables ;
- Assurer un suivi et une gestion des biens de l'établissement mis à disposition des salariés dans le cadre de leurs fonctions.
Mettre en place et suivre les outils de contrôle liés à l'activité
- Assurer le suivi administratif des activités en lien avec les emplois du temps des intervenants et signaler toutes atypies à la direction;
- Concourir aux renseignements des indicateurs relatifs à ses prérogatives.
Assurer une communication interne et externe en lien avec la direction
- Diffuser des informations et communications internes et externes auprès des équipes ;
- Centraliser et suivre la boîte mail institutionnelle ;
- Relever et transmettre les courriels reçus et/ou assurer une réponse rapide et adaptée selon les consignes ;
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de l'établissement ;
- Gérer les supports de communication institutionnels (affichages, site internet, etc.).
Assurer la fonction de référent informatique et numérique de l'établissement
- Administrer les droits d'accès et gestion des comptes;
- Centraliser les demandes et difficultés concernant les outil
- Assurer l'interface avec les prestataires techniques ;
- Assurer une formation de prise en main des outils et assistance des équipes à l'utilisation des outils numériques ;
- Assurer une veille sur les innovations technologiques utiles à l'établissement.
Participer au processus d'admission des usagers
- Participer au suivi de la liste d'attente et à l'admission des usagers via « trajectoire » ;
- Organiser les rendez-vous avec les familles ;
- Constituer et mettre à jour le dossier de l'usager
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Définir une stratégie de communication,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants handicapés
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, …).
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Définir une stratégie de communication,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants handicapés
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, …).