Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Assistante de direction - Responsable du Secrétariat de Direction F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Rémunération
A partir de 2280€ BM selon grille de rémunération AP-HP et profil candidat
Télétravail
Oui
Présentation du service
ACHAT est un pôle d'intérêt commun chargé de réaliser des marchés pour l'ensemble des hôpitaux de l'Assistance Publique-Hôpitaux de Paris ainsi que pour les diverses directions du Siège.
Sa mission est de mettre à disposition des GH, des PIC et du Siège des accords-cadres ou des marchés centraux, ainsi que certains marchés spécifiques, pour l'achat de fournitures hôtelières et d'équipements, de produits alimentaires, de prestations de services, de travaux.
Son activité se déploie selon un triple processus : l'expression des besoins, la passation des marchés ou des accords-cadres, le suivi d'exécution des contrats.
ACHAT est certifié ISO 9001 Afnor et s'engage à :
Garantir la régularité juridique des contrats conclus
Respecter les délais réglementaires ou contractuels
Assurer l'efficacité économique des achats
Etre réactif et à l'écoute de ses clients
Développer une politique d'achat éco-responsable par le développement durable.
ACHAT gère près de 700 marchés actifs, détenus par près de 500 fournisseurs, pour un montant total estimé à plus d'un milliard d'Euros.
Vos missions
Missions générales :
- Coordination des secrétariats d'ACHAT et gestion des relations entre les secrétariats, coordination des CDT
- Assistanat de la directrice du pôle ACHAT et de son adjoint afin d'optimiser leurs activités (gestion d'agendas, organisation des déplacements, préparation des réunions, préparation des dossiers, accueil, communication, organisation des informations externes et internes, organisation d'événements
- Sous l'autorité de la Directrice d'ACHAT contribution à l'organisation, à la mise en oeuvre et à la gestion des activités du PIC
Missions permanentes :
- Organisation du travail du secrétariat de direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Réalisation de mise en forme de documents et de supports
- Rédaction, saisie, mise en forme de notes, documents, rapports et comptes rendus
- Traitement et diffusion de l'information
- Assurer la gestion du courrier et de sa traçabilité
- Assurer une polyvalence avec la secrétaire chargée des organes de contrôle internes et de la réception des plis en son absence
- Tenir et gérer l'agenda de la directrice d'ACHAT et directrice Déléguée à la Coordination des Politique d'Achat
- Réceptionner et centraliser les parapheurs à la signature de la Directrice
- Utiliser un plan de classement et d'archivage
- Collecter, saisir et mettre en forme le planning des congés des Directeurs et Responsables
- Gérer l'approvisionnement en fournitures pour le Secrétariat de Direction
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser des événements ponctuels
Profil recherché
Assistante de Direction ou BEP Secrétariat avec une solide expérience dans la fonction
Niveau d'expérience : 2-5 ans
Connaissances particulières :
- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques : connaissance et maîtrise des logiciels Word, Excel et PowerPoint
- Utilisation de la messagerie électronique
- Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Méthode de classement et d'archivage
- Une expérience dans un poste équivalent sera appréciée
Qualités professionnelles requises :
- Discrétion et diplomatie
- Capacité à coordonner et encadrer
- Qualité relationnelle et esprit d'initiative
- Sens et qualités d'organisation
- Polyvalence
- Disponibilité
- Sens de l'accueil
- Sens des priorités ; rigueur
- Maîtrise des modes de communication actuels
Service d'affectation
ACHAT - Direction
Référence de l'offre
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