Postée il y a 4 jours
Nous recrutons pour notre centre de formation basé sur Beligneux(01), un(e) assistant(e) de formation métier.
Vous serez rattaché au chargé(e) de gestion.
Votre objectif sera d'organiser et coordonner les différentes tâches administratives et financières relatives aux formations Métiers.
Vos missions seront les suivantes :
ACCUEIL :
- Analyse avec précision la demande et oriente efficacement.
-Apporte des réponses conformes aux procédures établies
-Établit un climat de confiance avec l'interlocuteur
GESTION DES AFFAIRES :
-Préparation des actions de formations en relation avec le service pédagogique et la planification (planning, synoptique, livrets d'accueil, de suivi…)
- Recherche de financements, d'aides et de subventions
- Montage des dossiers de financement, d'aides et de subventions
- Gère l'ouverture et le suivi des dossiers formation.
- Dispose de solides bases en comptabilité lui permettant d'intervenir avec le service concerné sur les dossiers formations
- Gère la facturation ainsi que les relances associées,
- Assure le suivi des créances, des avoirs, ainsi que la collecte et le suivi des indicateurs.
- Effectue le suivi comptable analytiquement des formations avec financement public ou privée
- Initie des contacts ciblés afin d'établir des relations durables pour le suivi des clients, prescripteurs & financeurs et la collaboration avec les fournisseurs.
- Suivre les budgets attribuer à chaque parcours de formation (achats, sous-traitance, …)
- Gestion des achats liés aux formations métiers, suivi des stocks et des budgets.
PRESENTATION ET DOCUMENTATION
- Produit des documents administratifs clairs et soignés.
- Optimise la présentation des documents et supports de formation.
- Met en forme des documents complexes à partir de données chiffrées.
GESTION DU TEMPS ET ORGANISATION
- Gère les plannings et agendas de formation.
- Suivre les pointages des fonctions support
- S'occupe de l'organisation quotidienne des formations métiers (fournitures, impression, réunions, événements) avec réactivité.
- Organise les réunions et événements avec réactivité.
- Améliore l'efficacité de l'organisation en prenant des décisions pertinentes.
- Suivre les états de présence des apprenants (émargement, absence en formation et en entreprise, …)
- Assure la communication avec les apprenants (convocations, attestations, documents réglementaires et liés aux financements)
- Assure le suivi des apprenants dans le temps (taux de réussite, taux d'insertion…)
- Assure l'interface entre les financeurs, les entreprises, les apprenants et l'OF.
GESTION DES INFORMATIONS ET ARCHIVAGE
- Communique les informations de manière ponctuelle et aux personnes appropriées.
- Connaît les sources pour trouver l'information nécessaire.
- Garantit la traçabilité et l'accessibilité des documents en suivant les systèmes de classement établis.
- S'occupe du classement et de l'archivage des dossiers.
- Adopte une attitude sécuritaire et signale toute anomalie ou situation à risque.
- Transmet les informations reçues de manière structurée et hiérarchisée.
- Complète les informations si cela est nécessaire.
- Veille à la mise en oeuvre des procédures.
- Gère administrativement les accidents du travail des bénéficiaires
- Assure la confidentialité des informations sensibles.
TRAVAIL EN EQUIPE ET COLLABORATION
- Fait preuve d'écoute et s'intéresse aux activités du service formation.
- S'intègre au sein de l'équipe et se montre disponible.
SAVOIR :
-BAC+2 ou équivalent
- Expérience de 3 ans minimums en gestion administrative et financière
- Connaissance des réglementations de la formation professionnelle
- Connaissance des financements publics
SAVOIR FAIRE
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, logiciels internes).
- Capacité à rédiger et structurer des documents professionnels.
- Gestion des priorités et respect des délais.
SAVOIR ETRE
- Autonomie
- Diplomatie et rigueur.
- Esprit d'équipe et sens du relationnel.
- Respect des procédures et confidentialité.
Indemnités kilométriques
SAVOIR :
-BAC+2 ou équivalent
- Expérience de 3 ans minimums en gestion administrative et financière
- Connaissance des réglementations de la formation professionnelle
- Connaissance des financements publics
SAVOIR FAIRE
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, logiciels internes).
- Capacité à rédiger et structurer des documents professionnels.
- Gestion des priorités et respect des délais.
SAVOIR ETRE
- Autonomie
- Diplomatie et rigueur.
- Esprit d'équipe et sens du relationnel.
- Respect des procédures et confidentialité.