REALYS Environnement est un bureau d'études environnementales composé d'une équipe de 9 personnes. Le siège social est basé à Parentis-en-Born (40). Nous recherchons un assistant administratif H/F, dynamique et organisé(e), afin de rejoindre notre équipe.
Missions :
Gestion administrative et organisationnelle
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires
- Préparation des devis et organisation des appels d'offre
- Elaboration et suivi des tableaux de bord pour optimiser le suivi du plan de charge des cogérants
- Mise à jour des plannings : nettoyage des véhicules, disponibilité des véhicules et de la salle de réunion
- Préparation des réunions internes et externes (élaboration de présentations PowerPoint, organisation logistique, team building, etc.)
- Gestion des achats
- Suivi de l'entretien des véhicules, gestion des assurances et autres aspects mécaniques du parc automobile
Gestion financière et comptabilité
- Gestion des factures et suivi des frais, avec transmission des éléments nécessaires au comptable
- Suivi et gestion de la comptabilité de l'entreprise, y compris la préparation des documents administratifs
- Relances clients pour le suivi des paiements
Gestion des projets
- Coordination des projets au sein des sociétés (gestion des locations, suivi des travaux, etc.)
Gestion de la documentation et des archives
- Gestion de la documentation légale et contractuelle : Assurer l'archivage et la mise à jour des documents légaux, contrats, et autres documents essentiels à la bonne gestion de l'entreprise
Gestion de la communication externe
- Création de contenu pour le site web et les réseaux sociaux : Développer du contenu pour la promotion de l'entreprise sur ses supports de communication (site web, réseaux sociaux, newsletters)
- Organisation des événements externes (conférences, séminaires, salons) et veille à la représentation de l'entreprise auprès des parties prenantes
Gestion des ressources humaines
- Recrutement et gestion des candidatures : Assister dans le processus de recrutement, de la réception des candidatures à la gestion des entretiens et de l'intégration des nouveaux stagiaires/collaborateurs
- Formation et développement des employés : Organiser les sessions de formation interne ou externe pour le développement des compétences des employés, et suivre les demandes de formations
- Suivi des absences et congés : Gérer les plannings de congés et d'absences, et s'assurer du respect des procédures internes
- Gestion administrative des stagiaires : accueil, rémunération, parcours d'intégration
Compétences : - Maîtrise des outils bureautiques dont le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, .)
- Techniques de secrétariat et d'organisation
Qualités requises : - Faire preuve d'autonomie, - Organiser son travail selon les priorités et les objectifs, - Rigueur, - Discrétion / Confidentialité
Contrat : CDD 12 mois avec une évolution possible du contrat. Durée : Temps partiel : 3 jours par semaine : Mardi, jeudi, vendredi
Postuler en ajoutant à votre CV une lettre de motivation personnalisée (sans cela la candidature ne sera pas étudiée) puis Pour nous découvrir, nous nous rencontrerons dans le cadre d'un ou plusieurs entretiens.
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser la gestion administrative du personnel,Utiliser les outils numériques,Faire preuve d'autonomie,Rigueur,Organisation,Discrétion / Confidentialité
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Ingénierie, études techniques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser la gestion administrative du personnel,Utiliser les outils numériques,Faire preuve d'autonomie,Rigueur,Organisation,Discrétion / Confidentialité
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Ingénierie, études techniques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.