Postée il y a 24 heures
Le Centre Hospitalier de Narbonne recherche un Assistant de Direction H-F, vous aurez pour missions:
Organiser pour la Directrice des soins et de la qualité, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques et la bonne organisation des agendas et au suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,.).
Planifier les instances et les réunions de ces directions
Coordonner les réunions en interne concernant plusieurs directions et en externe avec les différents partenaires institutionnels.
Alerter la Directrice sur les problématiques relatives au bon déroulement des activités planifiées
Accueil des personnes
Organisation de réunions, instances, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Prise de rendez-vous / gestion des agendas
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Planification et gestion des gardes de l'encadrement soignant
Suivi des projets et activités de la Direction
Accueil et information des professionnels et reporting
Gestion des congés des cadres supérieurs de santé
Octime
Gestion des stages IFSI / IFAS
Pré - requis et qualifications (diplômes, habilitations, permis, se référer à la base de données des connaissances du RMFPH) :
Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
Horaires : 8 h - 16h30 / 8h 30 - 17h
Contraintes particulières : remplacement sur les postes au secrétariat DG et DRH pour assurer la continuité des activités
Experience: 6 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 6 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.