L'agent(e) d'accueil, gestionnaire du courrier, renseigne, oriente et filtre les visiteurs(ses) et les interlocuteurs(rices) externes, et leur répond via les différents canaux de contact. Il (elle) apporte la première information et représente l'image de l'établissement. Il (elle) applique les directives en matière de sécurisation du site central départemental.
Il (elle) réceptionne, enregistre, trie et répartit le courrier de l'ensemble de l'établissement.
Il (elle) assure la traçabilité de la correspondance et produit les réponses automatisées au titre des affaires réservées en direction des élus(es), des institutions et de la sphère hiérarchique.
Enjeux
- Consolider la qualité de l'accueil ;
- Garantir la qualité des réponses et le délai de traitement de la correspondance réservée ;
- Améliorer le suivi des indicateurs des courriers réservés ;
- Améliorer la sécurisation du site de la direction départementale en gérant les flux physiques et de circulation du site ;
- Assurer la continuité des communications et de la réponse au requérant en cas de non réponse des services.
Mission(s) principale(s) :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction départementale :
- Accueillir et orienter téléphoniquement, électroniquement et physiquement visiteurs, prestataires et usagers ;
- Opérer le filtre et l'orientation des entités accédant à la direction départementale en veillant à l'application des mesures de sécurisation tant aux visiteurs qu'aux services internes.
- Renseigner et orienter les agents, les services et/ou les interlocuteurs(rices) externes :
- Analyser la demande et apporter la réponse par le canal de contact le mieux adapté ;
- Orienter les interlocuteurs(rices) externes vers le(s) service(s) compétent(s) ;
- Mettre en relation et suivre la prise en charge des appels ;
- Gérer le planning de réservation des salles de réunion (y compris Etat-Major).
- Procéder à l'enregistrement, au tri et à l'affranchissement du courrier de l'établissement :
- Ouvrir, trier, analyser, enregistrer les courriers reçus et les attribuer aux sous-directions pour traitement ;
- Discriminer la correspondance relevant des affaires réservées et participer à la supervision de ce flux ;
- Préparer le courrier sortant pour le prestataire ;
- Distribuer le courrier aux vaguemestres (groupements est, centre et ouest) ;
- Réceptionner, affranchir les colis pour le compte des services de l'établissement ;
- Gérer le formulaire des saisines par voie électronique ;
- Maîtriser, gérer et optimiser la gestion des flux (courriers, parapheurs, factures).
- Assurer le traitement des dossiers administratifs relatifs à son domaine d'activité :
- Produire les courriers de réponse automatisés ;
- Gérer la boite courriel du service ;
- Assurer un suivi précis des courriers relevant des affaires réservées et renseigner toute question de la hiérarchie ou du cabinet sur l'état d'avancement d'une correspondance ;
- Assurer la diffusion de l'information :
- Mettre à jour sur l'intranet le répertoire téléphonique et le trombinoscope de l'établissement ;
- Renseigner les tableaux de suivi et mettre à jour les bases de données :
- Participer au renseignement des indicateurs de suivi du traitement des demandes traitées par le cabinet
Missions secondaires :
- Logistique :
- Gérer les stocks et veiller à l'approvisionnement en papier des copieurs de la direction ;
- Organiser les prestations de restauration lors des réunions des élus(es) et de la gouvernance.
- Navettes administratives :
- Assurer la navette et les différents déplacements (paierie départementale, préfecture, conseil départemental, administrations du district arrageois, collectivités liées à la gouvernance de l'établissement).
Savoirs :
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des documents règlementaires du SDIS62 ;
- Environnement institutionnel et partenaires locaux ;
- Connaissance du département et localisation des principaux partenaires de l'établissement ;
- Techniques d'accueil et règles de communication ;
- Procédures et circuits d'information interne ;
- Connaissance des procédures d'accès sécurisés aux établissements publics ;
- Gestion administrative du courrier ;
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi ;
- Bureautique et outils collaboratifs ;
- Logiciels et applicatifs métiers.
Savoir-faire :
- Accueillir les visiteurs(ses) avec amabilité ;
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes ;
- Favoriser l'expression de la demande ;
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès ;
- Enregistrer, trier et affranchir le courrier ;
- Organiser, distribuer et transmettre le courrier ;
- Rédiger des accusés de réception et des réponses types ;
- Numériser des documents, médias ou supports techniques ;
- Rédiger des supports à diffusion interne et externe (correspondance, répertoires, etc) ;
- Assurer la transmission des informations.
Qualités et aptitudes :
- Autonomie ;
- Rigueur ;
- Sens de l'organisation ;
- Respect de la hiérarchie ;
- Réserve et discrétion professionnelle ;
- Sens du service public ;
- Sens relationnel, du dialogue et de l'écoute ;
- Dynamisme ;
- Disponibilité.
Savoirs :
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des documents règlementaires du SDIS62 ;
- Environnement institutionnel et partenaires locaux ;
- Connaissance du département et localisation des principaux partenaires de l'établissement ;
- Techniques d'accueil et règles de communication ;
- Procédures et circuits d'information interne ;
- Connaissance des procédures d'accès sécurisés aux établissements publics ;
- Gestion administrative du courrier ;
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi ;
- Bureautique et outils collaboratifs ;
- Logiciels et applicatifs métiers.
Savoir-faire :
- Accueillir les visiteurs(ses) avec amabilité ;
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes ;
- Favoriser l'expression de la demande ;
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès ;
- Enregistrer, trier et affranchir le courrier ;
- Organiser, distribuer et transmettre le courrier ;
- Rédiger des accusés de réception et des réponses types ;
- Numériser des documents, médias ou supports techniques ;
- Rédiger des supports à diffusion interne et externe (correspondance, répertoires, etc) ;
- Assurer la transmission des informations.
Qualités et aptitudes :
- Autonomie ;
- Rigueur ;
- Sens de l'organisation ;
- Respect de la hiérarchie ;
- Réserve et discrétion professionnelle ;
- Sens du service public ;
- Sens relationnel, du dialogue et de l'écoute ;
- Dynamisme ;
- Disponibilité.