Positionnement hiérarchique :
Pôle Aménagement et Développement Territorial (PADT)
Direction de la Mobilité et du Réseau Routier (DM2R)
Service Maintenance et Ressources du Réseau Routier (SM3R)
Ce service est constitué d'un chef de service et de 80 agents répartis comme suit :
- Une assistante de service en charge de la gestion administrative et matérielle du service ;
- Un bureau des activités en régie, composé d'un chef de bureau, de 4 responsables d'activité et de 33 agents d'exploitation ;
- Un bureau du matériel, composé d'un chef de bureau, un chef de magasin, 2 chefs d'atelier, 2 chefs d'équipe et de 26 agents ;
- Un bureau du patrimoine routier composé d'un chef de bureau, d'une assistante et de 7 agents.
Placé sous la responsabilité du chef de service, le gestionnaire de dossiers a pour missions :
L'assistance dossiers comptables :
- Analyser et suivre les rejets de facture sur grand angle (rejets par Chorus, par la paierie départementale, par les entreprises, par le bureau du budget routier) : études des causes avec le chef du magasin, les chefs d'atelier, le chef du bureau des activités en régie, le chef du bureau du patrimoine routier ;
- Participer à l'évolution de l'écriture des modalités de commandes et de paiements dans les marchés de fournitures et service (en lien avec les problèmes recensés) ;
- Gérer les demandes du bureau du budget routier sur des bons de livraison et/ou bons de commandes (recherche des commandes soldées dans SIP2) ;
- Faire le lien avec les clients et les fournisseurs pour solutionner les problèmes liés à la facturation : expliquer les contraintes réglementaires aux fournisseurs pour les aider à présenter leurs demandes ;
- Réaliser des tableaux de suivi des engagements et paiements ;
- Participer, avec le chef de service, aux points comptables réguliers avec le bureau du budget routier ;
- Mettre en place un tableau de suivi des litiges de factures ;
- Veiller aux relances des fournisseurs pour éviter les reports et rattachements.
L'assistance dossiers administratifs gestion de flotte :
- Assurer la gestion des déclarations administratives en particulier les cartes grises et la taxe à l'essieu ;
- Assurer les échanges réguliers avec le bureau fiabilité des comptes de la direction des finances pour l'inventaire des matériels ;
- Participer au traitement des procès-verbaux en cas d'infraction (en lien avec l'assistante de service du SM3R) ;
- Gérer les dossiers d'assurances et la gestion des sinistres pour les ateliers de Saint-Martin-Boulogne et d'Arras.
L'organisation :
- Informer régulièrement sa hiérarchie ;
- Participer au respect des procédures d'exécution des marchés;
- Respecter les règles du document d'organisation et du système de management global qui constituent le document cadre de la qualité du service ;
- Assurer des missions complémentaires et/ou d'intérim de l'assistante du chef de service.
L'ensemble des missions de l'agent s'exerce dans le cadre d'un travail en équipe avec l'ensemble des agents du service.
L'agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d'autres missions en cohérence avec son cadre d'emplois et son grade.
Savoirs :
Bac +2 ou expérience professionnelle dans le domaine administratif ou comptable souhaitée ;
Connaissance des processus administratifs et du cadre réglementaire des collectivités ;
Connaissance en comptabilité publique et marchés publics.
Savoir-faire :
Elaborer et/ou mettre à jour les tableaux de bord ou de suivi;
Garantir et/ou respecter les délais ;
Organiser et mettre à jour les informations ;
Procéder à la saisie informatique des données ;
Réaliser et mettre en forme des écrits professionnels (rapports, compte rendus, synthèses, bilan, procès-verbaux) ;
Repérer, analyser et gérer les priorités ;
Garantir et/ou respecter les procédures règlementaires ou institutionnelles ;
Assurer l'organisation, la planification voire la rencontre avec les différents interlocuteurs ;
Accueillir, informer et renseigner les différents interlocuteurs ;
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
Construire et développer des partenariats.
Savoir-être :
Bonnes capacités relationnelles ;
Nécessité d'autonomie et de perception de l'anticipation ;
Bonne écoute et communication ;
Sens de l'organisation et de la rigueur.
Savoirs :
Bac +2 ou expérience professionnelle dans le domaine administratif ou comptable souhaitée ;
Connaissance des processus administratifs et du cadre réglementaire des collectivités ;
Connaissance en comptabilité publique et marchés publics.
Savoir-faire :
Elaborer et/ou mettre à jour les tableaux de bord ou de suivi;
Garantir et/ou respecter les délais ;
Organiser et mettre à jour les informations ;
Procéder à la saisie informatique des données ;
Réaliser et mettre en forme des écrits professionnels (rapports, compte rendus, synthèses, bilan, procès-verbaux) ;
Repérer, analyser et gérer les priorités ;
Garantir et/ou respecter les procédures règlementaires ou institutionnelles ;
Assurer l'organisation, la planification voire la rencontre avec les différents interlocuteurs ;
Accueillir, informer et renseigner les différents interlocuteurs ;
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
Construire et développer des partenariats.
Savoir-être :
Bonnes capacités relationnelles ;
Nécessité d'autonomie et de perception de l'anticipation ;
Bonne écoute et communication ;
Sens de l'organisation et de la rigueur.