FAB Group
Postée il y a 24 heures
FAB Group est un cabinet de conseil en recrutement et management de transition qui a été créé en 2007 par Yann PELVET, ancien recruteur qui a voulu bousculer les codes du métier. Pour cela, il s'est appuyé sur des experts par domaine et sur une méthodologie de recrutement rigoureuse.
Nous recrutons pour l'un de nos clients dans le secteur de l'enseignement supérieur un(e) Assistant(e) pédagogique H/F. Dans le cadre de vos missions, vous serez amené à :
Les assistants du pôle enseignants veillent à recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la Faculté des Lettres, dans leur périmètre. Ils garantissent, tout au long de l'année, un accueil de qualité aux enseignants et chargés d'enseignement.
Suivi administratif des dossiers des enseignants et des chargés d'enseignement :
- Récolter les informations nécessaires au recrutement des nouveaux chargés d'enseignement, les saisir dans le logiciel Aurion (aide avec un portail via lequel les enseignants renseignent les informations et téléversent les documents à vérifier) afin d'assurer une bonne circulation de l'information entre la Faculté des Lettres et le service des Ressources Humaines
- S'assurer que les prestations annexes ont été saisies (soutenances, corrections de copies, rapports de stage)
Elaboration et gestion des emplois du temps :
- Elaborer les emplois du temps en lien avec les responsables de cursus (et le pôle langue), dans un fichier Excel
- Saisir les emplois du temps dans le logiciel Aurion (saisie des prévisions, puis génération des interventions par semestre) afin que les salles puissent être réservées en lien avec le service Planning : la saisie des prévisions dans le logiciel Aurion doit être faite en cohérence avec les maquettes pédagogiques en vigueur, en lien avec le pôle scolarité et les responsables de cursus concernés.
- Modifier les emplois du temps et les interventions associées en fonction des contraintes pouvant se présenter : planification des cours reportés, notamment.
- Informer l'ensemble des acteurs concernés par des modifications portées à l'emploi du temps :
responsables de cursus, étudiants, assistant(s) du pôle scolarité du cursus concerné. L'information sera transmise par e-mailing, et par mise à disposition sur la plateforme Moodle à la page du cursus
concerné
Gestion logistique spécifique aux examens et liée à l'activité habituelle du pôle :
- Organiser les 3 sessions d'examens annuels : planification des sessions d'examens dans Aurion, diffusion des calendriers d'examen aux étudiants en veillant au respect des délais fixés par le livret de l'étudiant, collecte et préparation des sujets, gestion logistique des retours de copie incluant une
opération de vérification de la collecte des copies les jours d'examen en collaboration avec la société de surveillance.
- Organiser de façon plus spécifique avec le pôle scolarité les sessions d'examens pour les étudiants
bénéficiant d'aménagements (tiers temps, salles isolées)
- Réserver des salles pour les examens, les soutenances et tout autre événement nécessitant une réservation de salles ; assurer un suivi des demandes de réservation
- Gérer les demandes de reprographie et suivre leur acheminement (sujets d'examens). Veiller à la distribution du courrier et des demandes de reprographie dans les casiers des enseignants dont l'assistant est en charge
Gestion administrative spécifique à l'activité du pôle enseignants :
- Signaler au Responsable du Pôle et au Responsable de cursus concerné toute absence d'enseignant supérieur à une semaine.
- Classer et archiver tout document nécessaire à l'activité du pôle, notamment les copies d'examen.
Cette activité pourra être effectuée en collaboration avec l'archiviste.
Participation aux événements institutionnels et à ceux de la vie facultaire :
- Pré-rentrée, AG, réunions pédagogiques de sa formation, réunions du recteur, JPO, cérémonie de remise des diplômes
Tout autre activité nécessaire à la bonne réalisation des missions générales incombant au pôle enseignants.
Compétences techniques propres au poste
- Maitriser les logiciels Word, Excel
- Être à l'aise sur Outlook, Teams
- Être capable de s'approprier le système d'information Aurion dans lequel toutes les opérations de l'administration de l'enseignement sont traitées
Savoir-Faire comportementaux et organisationnels
- Faire preuve d'excellentes qualités relationnelles
- Savoir être ferme mais diplomate
- Savoir travailler en autonomie et en équipe selon les activités
- Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l'institution et un intérêt pour
l'enseignement supérieur
- Posséder une bonne autonomie de gestion
- Faire preuve d'une capacité à solutionner les problèmes et être force de proposition : avoir un comportement proactif
- Savoir hiérarchiser l'importance et le caractère d'urgence des différentes tâches
- Avoir le sens de l'organisation
- Savoir respecter les échéances, et savoir notamment anticiper l'organisation des examens dans un contexte souvent difficile (calendrier serré)
- Posséder une bonne expression orale et écrite
- Être capable de s'adapter et d'être polyvalent
- Être disponible dans les périodes de pointe (rentrée, examens, notamment)
- Savoir rendre compte de son activité et alerter dans les bons délais en cas de difficulté
Compétences techniques propres au poste
- Maitriser les logiciels Word, Excel
- Être à l'aise sur Outlook, Teams
- Être capable de s'approprier le système d'information Aurion dans lequel toutes les opérations de l'administration de l'enseignement sont traitées
Savoir-Faire comportementaux et organisationnels
- Faire preuve d'excellentes qualités relationnelles
- Savoir être ferme mais diplomate
- Savoir travailler en autonomie et en équipe selon les activités
- Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l'institution et un intérêt pour
l'enseignement supérieur
- Posséder une bonne autonomie de gestion
- Faire preuve d'une capacité à solutionner les problèmes et être force de proposition : avoir un comportement proactif
- Savoir hiérarchiser l'importance et le caractère d'urgence des différentes tâches
- Avoir le sens de l'organisation
- Savoir respecter les échéances, et savoir notamment anticiper l'organisation des examens dans un contexte souvent difficile (calendrier serré)
- Posséder une bonne expression orale et écrite
- Être capable de s'adapter et d'être polyvalent
- Être disponible dans les périodes de pointe (rentrée, examens, notamment)
- Savoir rendre compte de son activité et alerter dans les bons délais en cas de difficulté