Responsable administratif de la Licence de physique (réf. 925-1-RE25) F/H

Les missions du poste

Fonctions : Responsable administratif du département de formation de la Licence de physique
Emploi-type : J3C44  
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J 

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 1 an)

Mission :

Responsable administratif ou administrative du département de la Licence de physique

Activités principales :

1 - Animation du département :

• Assurer l’encadrement et l’animation d’une équipe de 5 agents, leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative et pédagogique : entretiens professionnels, entretiens de recrutement, suivi de carrières et évolution professionnelle (évaluation, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires 
• Assurer la conduite du département et de ses projets en soutien à la direction, organiser l’appui aux équipes pédagogiques, diffuser l’ensemble des informations nécessaires à son bon fonctionnement et mettre en œuvre les décisions issues du conseil de département et des conseils centraux de Sorbonne Université
• Assister la direction du département : assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes
• Participer aux réunions hebdomadaires de la direction du département pour définir et mettre en œuvre les différentes actions à mener.
• Organiser, préparer et rédiger les comptes rendus de réunions diverses : conseils de département, amphis d’informations pour les étudiants, points hebdomadaires avec les agents, etc. ;
• Assurer la circulation de l’information en interne et vers l’extérieur
• Coordonner la création et la mise à jour régulière du site de la mention
• Organiser les élections du Conseil du département

2 - Supervision des formations et des étudiants : 

• Mettre en œuvre et superviser les procédures liées à la formation : candidatures, inscriptions administratives, enseignements, gestion et suivi des stages et leurs convention, etc...
• Instruire ou superviser l’instruction de dossiers complexes ou contentieux 
• Vérifier les documents avant mise en signature du directeur : PV de semestre et de diplôme, attestations, etc. 
• Organiser les jurys et les inscriptions pédagogiques par période
• Participer aux réunions (Direction de la Formation, de la Vie Étudiante, Direction des Services Informatiques, inter départements de formation de Licence, etc.) 
• Participer à l’accueil, à l’information et à l’orientation des visiteurs et usagers 
• Assister dans ses domaines de compétence l’équipe pédagogique, les étudiants, les enseignants et collaborateurs de l’EFU 
• Contribuer à la constitution de sources documentaires et des tableaux de bords et en assurer la mise à jour.

3 - Autres activités : Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du département 

Conduite de projets : OUI

Encadrement : OUI

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

- Organisation et fonctionnement de l’UFR et du département de la licence de physique

- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

- Connaissance générale des techniques de secrétariat

- Compétence en bureautique

Savoir-faire :

- Encadrer et animer une équipe importante

- Planifier et organiser son activité

- Travailler en équipe

- Rechercher l’information, la vérifier et la classer

- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

- Informer et rendre compte

- Utiliser les logiciels de gestion et les logiciels de bureautique

- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service

- Informer et rendre compte à sa hiérarchie

Savoir-être :

- Bon relationnel et sens du travail en équipe

- Disponibilité et réactivité

- Organisation et rigueur

- Sens du service public

- Avoir adaptabilité et autonomie

- Confidentialité

- Polyvalence et capacité à se former à de nouveaux logiciels ou procédures.

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

L’activité s’exerce au sein du Département de la Licence de physique sous la responsabilité du directeur. Cette activité implique également des relations suivies avec les secrétariats pédagogiques des autres départements, la direction de la formation et toutes les instances de l’Université participant à la formation en licence.

Le département de la Licence de physique prépare les étudiants en vue de deux types de débouchés : la poursuite d'études en Master ou en École d'Ingénieur.

Près de 200 enseignants dispensent les cours à environ 725 étudiants inscrits dans les différents parcours de la Licence de Physique (mono-disciplinaire ou bi-disciplinaire) auxquels s’ajoutent plus de 370 étudiants de Sorbonne Université qui suivent des enseignements de physique gérés également par le département. L’équipe administrative est chargée de la gestion des étudiants et des enseignements de physique.

Le département propose également un Cursus de Master en Ingénierie en Physique ainsi qu’une Licence Professionnelle en Instrumentation Optique et Visualisation (LIOVIS).

Localisation  :

Campus Jussieu. Tour 23/33 – Étage 1 – Bureau 108

4 Place Jussieu – 75005 PARIS