L'objectif de la mission est la simplification et l'optimisation du fonctionnement du modèle de coûts complets
Détail de la prestation attendue :
I. Diagnostic et Analyse Critique du Modèle Actuel (CPA actuel)
1. État des lieux du modèle CPA actuel :
o Rédiger une analyse complète des processus et de la cartographie du modèle actuel ;
o Définir les différentes typologies de coûts et réaliser un audit sur les coûts de support (et notamment les coûts indirects) ;
o Identifier les points forts et les limites du modèle ABC actuel.
2. Analyse des données en entrée et en sortie :
o Evaluer de façon critique les données utilisées (ex. : temps passés, livrables, objets de coûts, inducteurs) et valider leur pertinence pour le calcul des coûts. o Identifier les inefficacités ou les données redondantes, pouvant simplifier ou réduire les opérations de traitement.
II. Proposition d'un Modèle Simplifié (CPA cible)
1. Révision du Processus et des Évolutions du Modèle de coûts :
o Faire des propositions pour simplifier le modèle de coûts actuel, y compris les étapes et les règles de calcul ;
o Examiner les inducteurs et règles de gestion pouvant être harmonisés, fusionnés ou simplifiés pour réduire la complexité des calculs ;
o Étudier les opportunités d'automatisation pour réduire le temps consacré aux étapes répétitives de la collecte et du traitement des données.
2. Optimisation des Modèles de Coût :
o Proposer plusieurs scénarios de modèles adaptés aux besoins et à l'organisation de l'AFD en indiquant les forces et faiblesses de chacun (ex. : modèle de coûts unique et centralisé / deux modèles pour calculer les coûts des fonctions support et des fonctions opérationnelles / un modèle par DIREX et filiale) ;
o Optimiser l'interaction entre la BTP et la CPA : les temps passés par les agents servent aujourd'hui à répartir l'intégralité des coûts. Cette modalité de répartition peut être revue et simplifiée.
3. Amélioration des Livrables et Reportings :
o Création de formats de reportings standardisés pour faciliter l'analyse et la présentation des données.
4. Définition de Coûts Standards :
o Définir des coûts standards par effectif, inducteur, livrable, objet de coûts ;
o Présentation selon différents axes : direction, département, divisions, métier, activité, sous-activité ;
o Intégrer des modèles de prévision basés sur les coûts standards pour anticiper les coûts futurs.
5. Définir le niveau de responsabilisation des DIREX/Filiales dans le pilotage de leurs coûts :
o Penser l'organisation cible du futur modèle de coûts et l'implication des différentes parties prenantes (DIREX/Filiales) en termes de remontée d'informations (inducteurs), de restitution des analyses de coûts ou d'appropriation du modèle.
6. Réaliser un pro forma sur le réel N-1 des nouvelles règles de gestion pour analyser les impacts et écarts par rapport à la méthodologie actuellement en place.
7. Quantifier les évolutions techniques pour mettre en place les nouvelles règles de gestion dans l'outil.
III. Optimisation des Processus de Refacturation
1. Clarification des Éléments de Piste d'Audit :
o Définir les éléments d'audit et le calendrier de refacturation ;
o Améliorer les modèles de refacturation pour plus de transparence et de traçabilité.
o Détailler la constitution du coût de chaque livrable refacturé et explications détaillées des variations des livrables refacturés entre N-1 et N et Budget N et Réel N
2. Développement d'un Mode Opératoire :
o Rédiger un mode opératoire pouvant être communiqué aux entités refacturées pour expliciter le modèle de coûts et les coûts refacturés.
Sur ces trois objectifs majeurs, être force de proposition sur le processus actuel, les évolutions à envisager et formuler des recommandations (à court terme et à moyen terme).
III. Optimisation des Processus de Refacturation
1. Clarification des Éléments de Piste d'Audit :
o Définir les éléments d'audit et le calendrier de refacturation ;
o Améliorer les modèles de refacturation pour plus de transparence et de traçabilité.
o Détailler la constitution du coût de chaque livrable refacturé et explications détaillées des variations des livrables refacturés entre N-1 et N et Budget N et Réel N
2. Développement d'un Mode Opératoire :
o Rédiger un mode opératoire pouvant être communiqué aux entités refacturées pour expliciter le modèle de coûts et les coûts refacturés.
Sur ces trois objectifs majeurs, être force de proposition sur le processus actuel, les évolutions à envisager et formuler des recommandations (à court terme et à moyen terme).