Postée il y a 3 jours
Vous souhaitez intégrer une équipe de professionnels qui œuvrent chaque jour pour une prise en charge de qualité des jeunes quelle que soit leur histoire, leur personnalité en favorisant leur sécurité, leur bien-être ? Ce poste est fait pour vous !
Des informations sur l'environnement de travail ?
Sous la responsabilité de la cheffe de service, vous interviendrez au sein du Service d'Accueil Educatif de Jour (SAEJ) Jean Marie Vianney situé à Bourgoin-Jallieu (38), service missionné par l'Aide Sociale à l'Enfance pour accompagner dans leur famille ou leur lieu habituel de vie des enfants et des adolescents faisant l'objet d'une mesure d'assistance éducative renforcée.
Le poste que nous vous proposons :
Quelles sont vos missions ?
En qualité de secrétaire H/F, vous serez placé(e) sous la responsabilité du Chef d'établissement, vos principales missions seront les suivantes :
1. Réaliser des travaux de bureautique :
- Saisie et mise en forme de documents informatiques : courriers, tableaux, comptes rendus, dossiers.
- Mise à jour de tableaux et listings : jeunes accueillis, familles, .
- Effectue les travaux de mise en forme des bilans d'activités : élaboration des graphiques, des états, compilation des informations en provenance des différents rédacteurs.
- Mise en forme et montage des dossiers administratifs.
- Classement de documentation papier et informatique : tri, classement, archivage, numérisation, .
- Publipostage : enveloppes et étiquettes.
2. Assurer la gestion des demandes d'admission, des présences et la facturation
- Réception des demandes d'admission, enregistrement et transmissions aux cadres de Direction.
- Suivi des règlements en lien avec les départements.
- Constitution des dossiers des jeunes accueillis
3. Assurer la gestion du courrier :
- Enregistrement de tous les courriers : départ/arrivée.et transmission du courrier aux différents interlocuteurs.
- Envoi du courrier, copie, classement, archivage.
4. Assurer la gestion du stock de petits matériels et fournitures de bureau
- Tenue du stock
- Contact avec les fournisseurs
- Commandes et pointage des factures
5. Effectuer les déclarations et suivi des accidents du travail
6. Assurer la gestion des dossiers en cas de « sinistre »
- Déclaration aux assurances, suivi des dossiers
7. Plan de formation :
- Suivi des dossiers pour le plan de formation et des remboursements de frais en lien avec le chef de service.
Profil :
De formation BAC, vous disposez d'au moins 1 an d'expérience sur un poste similaire.
Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités d'écoute, d'autonomie, et votre discrétion. Vous disposez, en outre, d'excellentes qualités d'expressions orales et écrites.
Organisé (e), rigoureux (se), réactif (ve), et disposant d'un sens du service clients vous avez à cœur de mener à bien les missions qui vous sont confiées dans les délais impartis.
Vous maîtrisez la gestion des mails et êtes à l'aise avec les appels téléphoniques.
Ce poste est à pourvoir rapidement au sein de notre établissement situé à BOURGOIN-JALLIEU.
Informations complémentaires :
Contrat : CDI
Prise de poste souhaitée : immédiatement
Permis B exigé. Déplacements exceptionnels.
Temps de travail : Temps partiel à 50 %
Lieu : BOURGOIN-JALLIEU (38)
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.