En tant qu'Office Manager / Assistant(e) Polyvalent(e), vous jouerez un rôle clé dans l'organisation et le pilotage des activités du service. Vous devrez faire preuve d'une grande capacité à organiser, gérer les priorités et, lorsque nécessaire, déléguer certaines tâches, tout en veillant à la qualité et à la fluidité des processus.
1. Organisation et gestion des activités du service
ð Structurer les tâches du service en mettant en place des outils et processus adaptés.
ð Planifier les activités prioritaires et assurer un suivi rigoureux des échéances.
ð Gérer les demandes internes et externes tout en garantissant une répartition équitable des responsabilités.
ð Superviser les opérations quotidiennes, en identifiant les tâches qui peuvent être déléguées à d'autres membres de l'équipe ou à des prestataires.
2. Coordination et support opérationnel spécifique au service
ð Suivre les commandes et les factures fournisseurs via des outils tels que Click'nBuy, Coupa, ou eProc, en respectant les processus internes.
ð Mettre en place des tableaux de bord et des plannings pour assurer un suivi clair des projets ou dossiers en cours.
ð Faciliter la collaboration avec d'autres départements (ex. Finances, Achats, RH) pour garantir une coordination fluide des activités.
ð Soutenir le service dans la préparation de documents, présentations ou rapports stratégiques.
3. Gestion des priorités et éventuelle délégation
ð Identifier les priorités du service et ajuster les plannings en fonction des besoins.
ð Déléguer certaines tâches lorsque cela est pertinent, tout en garantissant un contrôle qualité et un suivi régulier.
ð Être proactif(ve) dans la résolution des problèmes pour permettre au service de fonctionner efficacement.
4. Communication et relations transversales
ð Assurer le rôle d'interface entre le service et les interlocuteurs internes/externes.
ð Centraliser et diffuser les informations importantes pour garantir une bonne coordination.
ð Rédiger des supports écrits (rapports, synthèses, comptes rendus) pour suivre les activités et formaliser les décisions prises.
5. Amélioration continue et réactivité
ð Proposer des améliorations dans les méthodes de travail et les processus du service.
ð Réagir rapidement aux imprévus ou urgences et ajuster les priorités en conséquence.
ð Anticiper les besoins du service pour éviter les retards ou interruptions.
Compétences et qualités requises
1. Savoir-faire
ð Excellente capacité à organiser et structurer les activités de manière méthodique.
ð Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office 365, Excel avancé, outils collaboratifs comme Teams, SharePoint).
ð Bonne connaissance des outils de gestion des commandes et de la facturation (Click'nBuy, Coupa, eProc).
ð Compétences avérées en gestion des priorités et, si nécessaire, en délégation.
ð Aptitude à coordonner des projets transversaux impliquant plusieurs parties prenantes.
2. Savoir-être
ð Esprit structuré et orienté solutions, avec une grande capacité d'adaptation.
ð Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec les autres.
ð Rigueur et sens du détail pour garantir la qualité des missions confiées.
ð Excellentes compétences en communication écrite et orale.
ð Proactivité et leadership pour accompagner les équipes ou partenaires externes lorsque nécessaire.
CCD (3 à 6 mois) avec évolution prévue vers CDI
- Formation :
ð Bac +2 minimum en gestion, administration ou équivalent.
- Expérience :
ð 2 à 5 ans d'expérience dans un poste nécessitant une forte capacité organisationnelle et une gestion rigoureuse des priorités.
ð Une expérience en environnement structuré ou international (ex. industrie, services, aéronautique) est un plus.
- Langues :
ð Français courant (obligatoire).
ð Anglais technique (écrit et oral).
Pourquoi nous rejoindre ?
ð Une opportunité de contribuer activement à l'organisation et à la réussite stratégique d'un service clé.
ð Un environnement de travail stimulant où vos compétences en gestion et en coordination seront valorisées.
ð La possibilité d'évoluer dans une structure encourageant l'autonomie et l'amélioration continue.
- Formation :
ð Bac +2 minimum en gestion, administration ou équivalent.
- Expérience :
ð 2 à 5 ans d'expérience dans un poste nécessitant une forte capacité organisationnelle et une gestion rigoureuse des priorités.
ð Une expérience en environnement structuré ou international (ex. industrie, services, aéronautique) est un plus.
- Langues :
ð Français courant (obligatoire).
ð Anglais technique (écrit et oral).
Pourquoi nous rejoindre ?
ð Une opportunité de contribuer activement à l'organisation et à la réussite stratégique d'un service clé.
ð Un environnement de travail stimulant où vos compétences en gestion et en coordination seront valorisées.
ð La possibilité d'évoluer dans une structure encourageant l'autonomie et l'amélioration continue.