Postée il y a 19 jours
Le Centre Hospitalier Universitaire d'Orléans recrute un adjoint administratif (H/F) au sein du secrétariat des services techniques.
Le poste :
Le secrétariat des Services Techniques est au centre des relations entre les services hospitaliers et les services techniques. II est le lien entre le responsable des services techniques et la Direction des Achats et de la Logistique (comptabilité, commandes, réceptions et suivi) et l'ingénieur maintenance.
Le secrétariat constitue une aide méthodologique au fonctionnement des services techniques : courriers, notes de service, dossier administratif pour les commandes et réception de travaux, planification, mise à jour des tableaux de bord, accueil téléphonique, émission de PV coupe-feu, gestion des prêts de clés pour intervention des entreprises extérieures).
Le secrétariat travaille en parfaite collaboration avec les chefs d'équipe au nombre de 4 et les prestataires en poste sur le site (au nombre de 2).
Vos Missions :
- Suivi sur logiciel de GMAO des bons de réparation émis par les services (15000 demandes d'intervention annuelles) ; transmission aux chefs d'équipes concernés et reporting auprès du responsable des services techniques.
- Gestion des fournitures pour ateliers : élaboration de bons de commande, réception, liquidation, dispatching du matériel.
- Gestion des relations administratives avec les entreprises prestataires en relation avec les chefs d'équipes : élaboration de bons de commande, réception (gestion des PV de réception travaux), liquidation,
- Gestion du planning des techniciens (réalisation des horaires hebdomadaires, astreintes, congés.) ,
- Gestion du stock de piles (inventaire, distribution, commande) et Gestion des commandes de fournitures de bureau et produits d'entretien.
- Gestion des clés et pochettes des véhicules dans le cadre de la mise à disposition des véhicules ; (hors planning de réservation).
Exigences du poste :
- Manutention inhérente à ce poste.
Compétences et Utilisation des logiciels :
- Qualité rédactionnelle,
- Excel, Word, Magh2, e-Planning, aptitude informatique pour l'apprentissage de nouveaux logiciels,
- La connaissance d'une GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) serait un plus.
Savoir-Être :
- Méthodique,
- Sens du contact,
- Autonomie,
- Réactivité,
- Discrétion,
- Réel sens du service rendu.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Assurer le suivi des stocks en temps réel,Contrôler la conformité des données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Assurer le suivi des stocks en temps réel,Contrôler la conformité des données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.