Libelle du poste : Secrétaire de la police municipale (F/H)
Direction - Service : Prévention-Médiation-Sécurité / Police Municipale
Le/la secrétaire de la police municipale assure l'accueil physique et téléphonique du public, recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement du service, assiste le responsable sur l'organisation du travail des équipes et apporte une aide polyvalente au directeur du service.
POSITION DANS L'ORGANISATION
Hiérarchie N+ 2 : Directeur du service
Hiérarchie N + 1 : Chef de la police municipale
Gérer l'accueil téléphonique et physique :
Réceptionne les appels téléphoniques du service de la Police municipale
Accueil le public de la Direction Prévention Médiation - Sécurité
Accueil le public du service de la Police municipale
Accueil le public des intervenants extérieurs (Conciliateur de justice - Délégué du Défenseur des Droits - Médiatrice Familiale)
Traite les demandes des administrés
Réorientation éventuelle des demandes auprès des services administratifs
Diffusion des informations éventuelles aux agents de la P.M.
Gérer les objets trouvés et perdus :
Procède à l'enregistrement des objets trouvés.
Prise de contact téléphoniquement ou envoi d'un courrier aux propriétaires des objets
Suivi des objets non réclamés au Tribunal de Police à Paris
Gérer les consommables des parkings :
Procède au suivi et à la commande des consommables des parkings chez les fournisseurs
Gérer les abonnements et supports :
Etablir les actes administratifs et badges
Traiter le courrier :
Répondre aux courriers notamment via le logiciel dédié
Préparer les réunions :
Organise et planifie les rendez-vous et réunions
Prise de note et compte rendus
Procède aux statistiques du service
Organise les actions de prévention de la PM :
Organise et planifie les interventions de la PM dans les établissements scolaires et auprès des séniors notamment
Gestion matérielle du poste
Etablit et vérifie les documents administratifs liés à la gestion du poste (plannings, étalonnage du matériel de contrôle de vitesse ou radar, stationnement abusif, mises en fourrière, etc.)
Ressources humaines : Gestion des agents vacataires
Participe à la gestion des ressources humaines (congés payés, R.T.T., récupérations)
Contact permanent avec les agents des Points Ecoles
Procède à l'établissement de leurs feuilles de présence jusqu'à la transmission à la DRH
Contact permanent avec les agents chargés d'ouvrir et fermer les Parcs
(Agents communaux appartenant à un autre service)
Procède à l'établissement des heures supplémentaires au sein du service de la police municipale et à leur transmission à la DRH
Procède à l'établissement du planning mensuel (ouverture et fermeture des parcs et jardins)
Procède à l'établissement des plannings mensuels des agents d'accueil des parkings
Remplacer l'assistance de direction :
Réceptionne les appels téléphoniques
Accueil le public
Traite les demandes
Réorientation éventuelle des demandes auprès des services administratifs et juridiques
Gestion courrier DOTELEC
Gère les diverses demandes du directeur
Prise de rendez-vous des administrés pour les intervenants extérieurs (Conciliateur de justice - Défenseur des Droits - Médiatrice Familiale
S'adapter aux évolutions du service et aux nouveaux outils numériques ou de gestion
Lieu de travail : Police Municipale à Cachan 94230
Temps de travail : 39h par semaine
Conditions d'exercice :
Travail de bureau
En fonction du pic d'activité dépassement d'horaire au vu des obligations du service
Très grande disponibilité vis-à-vis du chef de service
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Moyens mis à disposition :
Matériel bureautique
Matériel informatique
Outils de communication (photocopieur - téléphone, radio)
SAVOIR :
connaître les techniques du secrétariat (prise de note etc.)
connaître les techniques de communication
connaître les procédures administratives
connaître le logiciel bureautique (Word - Excel, PowerPoint)
connaître le fonctionnement d'intranet et internet)
SAVOIR - FAIRE :
Prendre des notes et réaliser la saisie des documents des contenus
divers
Réceptions des appels téléphoniques. Comprendre les demandes,
s'exprimer correctement oralement et par écrit
Comprendre les demandes des administrés et des collègues. Traitements et diffusion des informations réglementaires
APTITUDE / QUALITE :
Disponibilité
Discrétion
Sens du service public et de l'accueil
Sens de l'organisation rigueur et autonomie
Respecter le devoir de confidentialité
SAVOIR :
connaître les techniques du secrétariat (prise de note etc.)
connaître les techniques de communication
connaître les procédures administratives
connaître le logiciel bureautique (Word - Excel, PowerPoint)
connaître le fonctionnement d'intranet et internet)
SAVOIR - FAIRE :
Prendre des notes et réaliser la saisie des documents des contenus
divers
Réceptions des appels téléphoniques. Comprendre les demandes,
s'exprimer correctement oralement et par écrit
Comprendre les demandes des administrés et des collègues. Traitements et diffusion des informations réglementaires
APTITUDE / QUALITE :
Disponibilité
Discrétion
Sens du service public et de l'accueil
Sens de l'organisation rigueur et autonomie
Respecter le devoir de confidentialité