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Rattaché(e) à la Direction du Département Immobilier à temps partagé, au sein de la Direction du développement et de l'asset management (D&AM), vous assisterez l'équipe de gestion sur un portefeuille d'environ 40 Sociétés Civiles Immobilières ou Sociétés Anonymes.
Vos principales missions seront:
- Suivi du secrétariat et assistance aux gestionnaires dans leurs missions
- Gestion et suivi rigoureux des plannings
- Traitement des appels téléphoniques, courriels et courriers à nos clients associés externes ou clients internes
- Gestion opérationnelle des réservations de salles pour la tenue des conseils de surveillance et assemblées générales
- Etablissement sous la supervision des gestionnaires et diffusion des convocations
- Participation en journée exclusivement aux assemblées générales
- Organisation des opérations de saisie des Votes par correspondances, pouvoirs, gestion des opérations d'émargement, secrétariat en assemblée générale
- Diffusion des relevés de décisions (comptes-rendus et procès-verbaux)
- Respect des délais légaux statutaires
- Suivi des facturations attachées à l'organisation des réunions (réservations de salles et prestataires externes)
- Interface avec les services internes transverses (Registre, comptabilité, contentieux, Directions d'exploitation des résidences, BL) et prestataires externes.