Postée il y a 17 heures
L'agent d'accueil (H/F) du SAAD de l'Association Aid'Aisne accueille physiquement et par téléphone les bénéficiaires du service, leurs familles, ainsi que les intervenants à domicile. Polyvalent, il assure la gestion du standard, la gestion administrative quotidienne, ainsi que des missions transversales variées, en lien direct avec les responsables du site de St-Quentin -Relations internes : Relation hiérarchique directe avec les responsables du SAAD. Collaboration permanente avec l'ensemble des fonctions ressources du site de St-Quentin.
Collaboration régulière avec les intervenants à domicile. -Relations externes : Contacts quotidiens physiques et téléphoniques avec le public, les bénéficiaires et leurs familles. Contacts réguliers avec l'ensemble des partenaires.
CDI : 17h50 h/sem, soit 75h83 h/mois
MISSIONS :
1. Assurer l'accueil physique et téléphonique du Service d'Aide et d'Accompagnement à Domicile - Accueillir physiquement le public : accompagner, orienter et informer en apportant des réponses précises et fiables. - Assurer la tenue du standard : écouter, orienter et répondre aux sollicitations, en facilitant le parcours des personnes âgées ou en situation de handicap, de leurs familles et des partenaires. - Assurer la prise de message et une restitution fiable aux destinataires. - Saisir les informations de contact et les mettre à jour sur le logiciel métier. 2. Assurer la gestion administrative du guichet. - Approvisionner le point d'accueil en fiches informatives et documentation. - Assurer la tenue du suivi des doléances et des évènements indésirables. - Signaler les dysfonctionnements et les anomalies de manière générale et dans la prise en charge des usagers. - Assurer, avec les services, la mise à jour des procédures, documentations, supports d'information et répertoires téléphoniques. - Concevoir, en lien avec les services, les outils nécessaires pour la gestion et le suivi des demandes de renseignements. - Assurer le remplacement du binôme au sein du pôle accueil. - Tenir certains indicateurs d'activité et assurer le bilan de l'activité (ex : gestion de la flotte des véhicules de service). - Assurer les photocopies, le tri, le classement et l'archivage des documents
3. Assurer les missions transversales spécifiques aux services - Assurer des missions de secrétariat : rédaction de documents sur Word et Excel, gestion du courrier, prise de notes, rédaction de compte-rendu, suivi des indicateurs. - Assurer la réception des appels téléphoniques « directs » en cas d'absence d'un responsable. - Informer les équipes de toutes les modifications intervenant sur les plannings. - Organiser la gestion des questionnaires de satisfaction : mise à jour, édition, transmission, gestion des retours et saisie sur le logiciel métier. - Suivre les stocks (fournitures administratives, E.P.I., matériel de soins.), en lien avec les responsables de service. - Approvisionner les intervenants à domicile en E.P.I. et participer à la gestion des tenues professionnelles. - Assurer le suivi des véhicules, la gestion des téléphones mobiles et le suivi des demandes d'entretien avec les différents prestataires. - Réserver des salles de réunion, véhicules de service. - Participer aux différentes réunions de service et collaborer aux différents projets. - Participer à la gestion des statistiques des services. - Respecter les protocoles et procédures mises en place dans le service
PROFIL - Requis : Baccalauréat ou équivalent -1ère expérience réussie sur poste similaire - Expérience en secrétariat médical souhaité. SAVOIRS ETRE - Avoir le sens de l'accueil, de l'écoute, de l'observation et de la diplomatie - Être capable de travailler en équipe et avoir un sens développé du relationnel - Faire preuve de rigueur, d'organisation et de discrétion (respect des règles de déontologie et du secret professionnel) - Faire preuve d'autonomie.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Aide à domicile
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Aide à domicile