Assistant polyvalent F/H

Les missions du poste

Dans le cadre de notre développement, nous recrutons un Assistant Polyvalent h/f.

Rattaché au Responsable des Opérations, vous assistez les chargés de projet dans la préparation, l’organisation et le suivi des chantiers tant pour la partie administrative que logistique.

Plus précisément :

En amont des chantiers, vous centralisez les documents nécessaires et organisez les déplacements :

• Vous rédigez et archivez les documents administratifs, les bons de commande, les contrats fournisseurs et sous-traitance ;
• Vous rédigez et effectuez le suivi des autorisations d’accès du personnel ;
• Vous planifiez et organisez les déplacements de l’ensemble du personnel des différents départements (réservations des trajets aériens, ferroviaires et routiers, réservations d’hôtels…).

Vous assurez un suivi administratif régulier de l’activité des collaborateurs :

• Vous contrôlez hebdomadairement la cohérence des activités saisies sur le planning et celles réalisées ;
• Vous assistez le personnel terrain dans la validation des feuilles de temps, dans la pose de congés et la saisie des frais. Vous contrôlez l’ensemble de ces éléments et vous saisissez les variables dans l’outil dédié ;
• Vous assurez également la collecte, le contrôle et l’archivage des justificatifs de déplacements pour le versement des indemnités ;
• Vous comptabilisez et vous effectuez le suivi hebdomadaire des temps de récupération et vous remontez les anomalies le cas échéant.

Vous êtes garant du respect des obligations légales pour le personnel :

• Vous anticipez et alertez sur les échéances, notamment sur les obligations médicales et les formations obligatoires conformément à la réglementation ;
• Vous organisez et mettez à jour les bases de données relatives à la gestion administrative des salariés (données administratives personnelles, visites médicales, qualifications, formations, habilitations…).

Vous êtes l’interlocuteur privilégié des agences d’intérim :

• Vous rédigez et vous archivez les contrats de travail en lien avec le service administratif et financier ;
• Vous effectuez le suivi hebdomadaire du personnel intérimaire et vous contrôlez la cohérence de la facturation éditée.

Vous assurez l’accueil téléphonique, vous participez à l’intégration des nouveaux collaborateurs pour le volet administratif.

En fonction de vos compétences et appétences, vous pouvez être amené à participer à d’autres missions et projets en lien avec l’équipe commerciale, la responsable QSE/ HSE, ainsi qu’à la définition et l’optimisation des process…

A votre arrivée, vous serez formé à nos process et outils.

Issu d’une formation supérieure en assistanat, vous justifiez d’une expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste d’assistant polyvalent idéalement au sein d’une PME dans un environnement type travaux publics, bâtiment ou industrie.

Vous avez une bonne aisance rédactionnelle et vous maitrisez les outils bureautiques

Rigoureux et autonome, vous êtes reconnu pour votre capacité à organiser et prioriser.

Votre bon relationnel et votre esprit d’équipe vous permettront de vous intégrer dans notre structure conviviale à taille humaine et de communiquer aisément avec les différents interlocuteurs (collaborateurs et clients).

Poste en CDI, rattaché à l’agence de Six-Fours-Les-Plages (10 Kms à l’ouest de Toulon).

Rémunération fixe + tickets restaurant.

Vous vous reconnaissez dans ce poste et souhaitez rejoindre une structure ambitieuse et en développement ? N'hésitez pas à nous transmettre votre candidature !

Notre client est une entreprise de services et de conseil étroitement liée au secteur des travaux publics.

Nos équipes d’experts interviennent, en France et à l’international auprès de clients variés dans les domaines de l’énergie, du bâtiment, du transport et des activités portuaires.

Une structure dynamique et en forte croissance, un projet d’entreprise engageant, un management collaboratif et une équipe soudée sont autant d’éléments qui favorisent l’investissement quotidien des 70 collaborateurs pour réaliser les nombreux projets.