Gestionnaire missions, accueil de délégations et événementiel F/H

Les missions du poste

Fonctions : Gestionnaire missions, accueil de délégations et événementiel

Emploi-type : J4C42 - Technicien-(ne) en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : contractuel

BAP : J- Gestion et pilotage

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans)

Mission : Sous l’autorité directe de la directrice des affaires internationales et européennes, en interaction avec les agents de la direction, la direction du budget et des finances et les autres directions métiers des niveaux inter-facultaire et facultaire de l’université, la ou le gestionnaire missions, accueil de délégations et événementiel coordonne :

1. les activités de déplacement pilotées par la DAIE dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable de l’établissement
2. la réalisation des événements pilotés par la DAIE.

ACTIVITES PRINCIPALES

Gérer les déplacements

• Assurer le suivi financier et administratif des déplacements des personnes impliquées dans les projets de la DAIE :

          - Accueillir et renseigner les missionnaires pour rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et faciliter leurs démarches administratives

          - Réserver les moyens de transport et l’hébergement dans le respect des règles imposées par la commande publique

          - Accomplir les formalités liées au déplacement : demandes de visas, information sur les règles sanitaires et de sécurité des destinations

          - Établir les documents nécessaires au déplacement dans le respect de la réglementation

          - Coordonner la conception des dossiers de mission

          - Gérer les imprévus de voyage

• Entretenir les relations avec le prestataire de voyages de l’université
• Traiter les états liquidatifs des missionnaires en lien avec l’Agence comptable
• Assurer une bonne circulation de l’information budgétaire et financière et rendre régulièrement compte à sa direction
• Élaborer et tenir des tableaux de suivi mensuel des missions et des dépenses associées
• Transmettre des données permettant de suivre les dépenses par rapport aux budgets
• S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

Appui à l’accueil de délégations ou personnalités

• Assurer le suivi financier et administratif des déplacements des personnes impliquées dans les projets de la DAIE
• Accueillir et renseigner les missionnaires pour rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et faciliter leurs démarches administratives

Appui à la gestion opérationnelle des événements

• Apporter un soutien logistique à l'activité de la DAIE, notamment :

          - Rechercher et réserver des lieux événementiels

          - Identifier et interagir avec différents prestataires liés aux événements.

          - Gérer les inscriptions des participants et établir les badges.

          - Gérer l’hébergement et la restauration des invités

• Établir des bilans post-événements

Conditions particulières d'exercice :

• Activités en dehors des heures habituelles de travail lors de l’accueil de délégations étrangères ou d’événements
• 55 jours de congés (RTT incluses) pour une année complète à temps plein (38h hebdomadaires)
• Possibilité de télétravail
• Frais de transports en commun pris en charge à hauteur de 75%
• Complémentaire santé prise en charge mensuelle à hauteur de 15€
• Subvention restauration collective

Le profil idéal pour occuper cette fonction est celui d’une professionnelle reconnue ou d’un professionnel reconnu dans le domaine de la gestion administrative et financière.

Il est attendu un sens de l’initiative et une capacité à évoluer dans le poste en autonomie tout en rendant compte de son action.

Le ou la doit disposer de connaissances concernant les enjeux de son domaine dans l’enseignement supérieur et la recherche.

Connaissances :

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique en France
• Maîtrise de la réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle : finances publiques (GBCP), règles et techniques de la comptabilité, marchés publics…
• Maîtrise des techniques de gestion administrative et financière
• Connaissance générale de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision au sein d’une université.
• La connaissance du logiciel de gestion utilisé au sein de Sorbonne Université (SIFAC) serait très apprécié

Compétences et savoir-être :

• Capacité à travailler dans une organisation d’envergure et dans un cadre international
• Excellent relationnel, capacité à dialoguer avec des interlocuteurs divers et à travailler avec des équipes multiculturelles
• Capacité à transmettre des informations et rendre compte de ses activités
• Capacités rédactionnelles augmentée d’une forte capacité à aller chercher l’information, à l’analyser, à la synthétiser et à la présenter avec clarté pour un public non averti
• Sens de la confidentialité des informations et des données.
• Adaptabilité, réactivité et anticipation
• Souci du respect des délais et des règles contractuelles
• Sens de l'organisation, rigueur, capacité à planifier et à travailler sous contraintes temporelles

Systèmes d'information utilisés :

• Parfaite maîtrise des outils bureautiques.
• Connaissance du logiciel financier SIFAC.

Compétences linguistiques :

• Français (bilingue)
• Anglais (niveau A2 minimum)

Formations et expérience professionnelle souhaitables :

• Niveau d’études minimum requis : Bac, DUT, BTS.
• Domaine de formation souhaitée : comptabilité, gestion.
• Niveau d’expérience requis : 2 ans minimum.

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive créée le 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6300 enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs et 4900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670M€.

Principalement située au cœur de Paris, elle dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

SU présente une organisation originale en trois facultés de Lettres, Santé et Sciences et Ingénierie qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens.

SU est classée parmi les 80 premières universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS et CWUR) et dispose d’un vaste réseau international. Elle accueille un grand nombre d’enseignants-chercheurs et d’étudiants étrangers et est signataire de plus de 1 040 accords internationaux facultaires et interfacultaires.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

La Direction des affaires internationales et européennes (DAIE) est une direction de niveau inter-facultaire actuellement en cours de structuration. Elle est rattachée à la Direction générale des services adjointe « relations extérieures et partenariales » créée le 1er septembre 2023.

Interlocutrice privilégiée du vice-président aux relations internationales, partenariats territoriaux et socio-économiques et des conseillers dans son domaine de compétence, la DAIE concourt à la définition de la stratégie internationale et européenne de SU dont elle assure la mise en œuvre opérationnelle en articulation avec les facultés de l’établissement.

Elle contribue au rayonnement et à l’attractivité de SU à travers le monde, notamment par la formalisation et le pilotage de partenariats stratégiques d’excellence avec des institutions étrangères.

Interface entre la gouvernance de l’université et les facultés, la DAIE assure des missions de pilotage, de coordination, de veille juridique et réglementaire, d’ingénierie de projets, de gestion de programmes et de gestion financière. Elle garantit la cohérence des actions à caractère international des facultés auxquelles elle apporte conseil et expertise, notamment dans le cadre du réseau métier et des groupes de travail qu’elle anime.

Localisation : Campus des Cordeliers - 15 rue de l’Ecole de Médecine, 75006 Paris

À court terme, ce poste sera placé sous l’autorité de la responsable du pôle de gestion administrative et financière de la Direction générale des services adjointe Relations extérieures et partenariales.