ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le département de chimie de l'École Normale Supérieure est une structure d'enseignement et de recherche, implantée sur plusieurs sites, et qui compte environ 180 agents de statuts différents (enseignants-chercheurs, chercheurs, BIATSS ou ITA, doctorants, post-doctorants, stagiaires...) relevant de l'une des tutelles suivantes : ENS, CNRS, SU, ESPCI. La structure de recherche est organisée au sein de deux unités mixtes de recherche.
Ce poste est placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable du pôle RH et de la responsable du pôle des affaires générales.
MISSION PRINCIPALE
En tant que gestionnaire administratif, vous réaliserez des actes administratifs et de gestion courante pour le département et ses unités de recherche. Vous serez chargé d’exécuter ces actes dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine des ressources humaines. Vous jouerez également un rôle d’accompagnement en informant et en orientant la communauté du département dans leurs démarches administratives.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assurer l’accueil physique et téléphonique
Assurer la gestion des boîtes mail génériques
Assurer le soutien logistique du département et de ses unités de recherche (gestion du courrier, réservation de salles etc.)
Informer, orienter et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
Mettre à jour l’intranet du département et intégrer de nouveaux contenus en français et en anglais
Réaliser des opérations de gestion courante (gestion administrative, RH, logistiques) dans un environnement multi-tutelles
Mettre en œuvre la procédure d’accueil et la procédure de départ de tout nouvel entrant
Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines
Rédiger des notes, courriers administratifs et courriels
Diffuser l'information relative aux procédures de gestion
Constituer les dossiers individuels, classer (archivage numérique) les documents administratifs et RH
Contribuer à la mise en œuvre des recrutements et des conventions de stage sur le plan administratif
Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
Saisir et mettre à jour des bases de données, des tableaux de bord, les dossiers des agents
SPECIFICITES DU POSTE
Confidentialité des informations traitées
Positionnement multi-tutelles et multi-UMR
Organisation multi-sites. Contraintes des calendriers de recrutement, d'avancement ou d’autres campagnes RH
Contraintes horaires liés aux événements
CHAMPS DES RELATIONS
Relations Internes : ensemble de la communauté du département et de ses unités, collègues de la plateforme de gestion, services centraux des différentes tutelles de rattachement (ENS, CNRS, SU, ESPCI).
Relations Externes : invités scientifiques internationaux, visiteurs, prestataires, fournisseurs, etc.
COMPÉTENCES ATTENDUES
Diplôme : Bac
Expérience professionnelle : Tous niveaux d'expérience
Connaissances :
Anglais niveau A1 à A2
Modes de fonctionnement des administrations publiques et connaissances de l’enseignement supérieur et de la recherche
Connaissances générales de la gestion des ressources humaines
Techniques de communication écrite et orale
Techniques d’élaboration de documents
Compétences techniques :
Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Appliquer les procédures et les dispositions règlementaires
Travailler en équipe
Maîtriser les outils de bureautique, les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
Utiliser les logiciels spécifiques de l’activité
Enregistrer et classer des documents (archivage numérique)
Compétences comportementales :
Rigueur
Réactivité
Sens relationnel
Sens de l’organisation
Sens de la confidentialité
AUTRES INFORMATIONS
Poste à pourvoir le : dès que possible
Lieu de travail : 24 rue Lhomon - 75005 Paris
Quotité de travail (50% ou +) : 100% / Télétravail possible
Poste ouvert aux contractuels (CDD d’un an – Rémunération selon grille et expérience)
L’ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.
L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE
Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l’Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.
Non-discrimination, ouverture et transparence
Les établissements membres de l'Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.