Postée il y a 24 heures
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L'Assistant(e) back-office vient en support des activités de l'école, en particulier des départements pédagogiques et de conseil en formation.
Il/elle assure également l'accueil physique, téléphonique et informatique des écoles du Groupe Viso. Il/elle contrôle l'accès et la circulation des personnes, met à jour les informations à disposition du public et oriente les visiteurs selon leurs demandes.
Missions
Support du département pédagogique
- Gestion et suivi des retards et absences
- Recueil et traitement des feuilles d'émargement
- Renseignement et accompagnement des étudiants
- Établissement des certificats de scolarité
- Organisation logistique du parcours de formation (examens, épreuves, bulletins, etc.)
- Gestion des salles de cours
Support du département de conseil en formation
- Accompagnement des conseillers en formation dans le sourcing des prospects et futurs étudiants (appels téléphoniques, gestion des demandes de renseignement, CV, relances, etc.)
- Formalisation contractuelle des engagements tripartites (convention de formation, contrat de travail, etc.)
- Relation avec les organismes de financement et garantie de la conformité administrative
- Participation à l'organisation logistique des actions commerciales (journées portes ouvertes, salons, etc.)
- Classement, saisie et archivage des documents
- Recrutement des futurs étudiants
Pédagogie Campus
- Gestion et mise en place des plannings de formation
- Mise à jour des plannings formateurs et gestion des remplacements
- Facturation des formateurs
- Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, sens du contact, bonne expression écrite)
- Structuré(e), organisé(e) et rigoureux(se)
- Orientation client et esprit d'équipe
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels administratifs
- Bonne connaissance des formations proposées par le groupe VISO
- Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, sens du contact, bonne expression écrite)
- Structuré(e), organisé(e) et rigoureux(se)
- Orientation client et esprit d'équipe
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels administratifs
- Bonne connaissance des formations proposées par le groupe VISO