Postée il y a 24 heures
Unik&Co recrute pour un acteur culturel dans le cadre d'une mission d'intérim de 6 mois, un Assistant(e) de Direction/Equipe (h/f). Au sein d'une agence de 60 collaborateurs et rattaché(e) à la Direction Générale, vous assurerez l'assistanat d'une équipe et de son Directeur.
Vos principales missions seront :
- Réaliser les travaux de secrétariat courants (accueil des visiteurs, réception et orientation des appels téléphoniques, gestion des courriers et des e-mails, frappe et mise en forme de courriers et de notes) en anglais et en français
- Faciliter les échanges entre la Direction, les équipes fonctionnelles et les équipes opérationnelles
- Assister les équipes dans le cadre de leurs déplacements fréquents (avion, hôtels, divers)
- Gérer la procédure des visas pour le personnel interne, ainsi que pour les consultants
- Aider les agendas et les emplois du temps des équipes
- Gérer et suivre les ordres de missions
- Assister les managers lors de l'arrivée/départ de collaborateur en lien avec le service RH (Onbording/offbording)
- Coordonner et planifier les réunions et les déplacements
- Rechercher les coordonnées de potentiels partenaires / Mettre à jour les carnets d'adresses
- Accompagnement de l'équipe dans l'utilisation du logiciel RH
- Classer et archiver des documents et dossiers de l'Agence
- Apporter un support dans le cadre de l'organisation d'événements internes et externes
- Appliquer les règles internes en matière de politiques achats, éthique, voyages et frais, RH et processus de gestion
- Compilation hebdomadaire des « faits marquants » de chaque Pôle pour la présidence
- Gestion des consommables/stocks
Profil recherché :
- De formation supérieure, vous avez une expérience de 10 ans en Assistanat de Direction au sein d'environnements exigeants.
- Vous maitrisez les outils informatiques et avez une appétence pour la partie logistique (organisation de déplacements / événements).
- L'anglais courant est indispensable sur le poste.
- Rigueur, organisation, discrétion et confidentialité.
Profil recherché :
- De formation supérieure, vous avez une expérience de 10 ans en Assistanat de Direction au sein d'environnements exigeants.
- Vous maitrisez les outils informatiques et avez une appétence pour la partie logistique (organisation de déplacements / événements).
- L'anglais courant est indispensable sur le poste.
- Rigueur, organisation, discrétion et confidentialité.