Postée il y a 8 heures
L'agent aura les missions suivantes :
1-Accueil et gestion du secrétariat de la Direction
- Accueil téléphonique et physique des publics, partenaires et prestataires extérieurs.
- Recueillir et orienter les demandes des usagers et/ou des partenaires.
- Gestion et suivi des mails et du courrier.
- Gestion du tableau des demandes faites par les habitants.
- Gestion des prêts de clés : remise et retour des clefs.
- Déclenchement des interventions techniques en lien avec sa hiérarchie et la responsable de la régie.
- Gestion du dossier de la commission accessibilité.
- Gestion administrative du dossier « budget participatif ».
2- Gestion et suivi des assurances et des sinistres de la ville et du CCAS (Responsabilité civile, protection juridique, flotte automobile et dommages aux biens, DO)
- Instruction, gestion et suivi des dossiers sinistres en cours en lien avec les services concernés et les assureurs.
- Accueil des tiers concernés en cas de déclaration de sinistres.
- Évaluation des responsabilités.
- Suivre les dossiers en lien avec les courtiers ou les assureurs concernés.
- Suivre la liquidation des indemnisations et assurer la transmission des pièces justificatives aux assureurs.
- Communiquer les informations utiles aux services concernés, assurer l'interface administrative.
- Assurer le secrétariat en matière d'assurances : rédaction de courriers, constitution de dossiers.
- Suivi financier des cotisations et des remboursements.
- Mise à jour des états du patrimoine et de la flotte automobile.
- Sécurisation des actes de la collectivité en lien avec la problématique " assurance " ou " responsabilité " (convention d'occupation, bail, organisation d'évènements, etc.).
- Classer et archiver les dossiers de sinistre.
- Ponctuellement participer au renouvellement des contrats : rédaction du dossier de consultation et analyse.
3 - Gestion des archives
- Gérer en lien avec le prestataire chargé des archives le plan de classement, procédures, suivi des tableaux de gestion, contrôle du respect des procédures.
- Gérer les versements et les éliminations en lien avec les services.
- Gérer les espaces de stockage.
- Communiquer les archives auprès des services et des publics.
- Assurer la mise en place de solutions d'archivage électronique liées à la dématérialisation croissante des documents.
- Impulser une réflexion sur une Gestion Electronique des Données au sein de la collectivité.
4- RGPD
- Piloter et assurer la conformité en matière de protection des données personnelles.
- En lien avec le DPO « Délégué à la Protection des Données » mettre en œuvre la politique de protection des données à l'échelle de la collectivité (audit, gestion des données sensibles, élaboration et suivi des registres des données personnelles...).
- Informer, conseiller les services et les agents sur l'application du Règlement européen sur la protection des données (RGPD) et en contrôler le respect.
- Vérifier l'exécution des analyses d'impact relatives à la protection des données et être l'interlocuteur de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) au sein de la collectivité avec laquelle il est chargé de coopérer.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.