La saisie des commandes clients de son portefeuille dans un délai de 24h après la collecte (associé à un réseau « long » ou « court »)
Collecter les commandes (en binôme avec le commercial concerné)
Contrôler les commandes DIR et WHS (quantité, prix, délai, qualité)
Quantité : respect du franco
Prix : contrôle et ajustement si anomalie auprès du KAM
Délai : Date de livraison souhaitée (DLS) compatible aux transit times connus
Qualité : contrôle du niveau de stock (WHS), du PIPO et des niveaux de priorité (haute si catalogue, opération spécifique, switch)
Assurer le suivi du portefeuille client en binôme avec le commercial concerné
S'assurer que la date de production, l'ETA et la prise de rendez-vous soit en phase avec la demande initiale du client et en rendre compte sans délai au commercial pour convenir de la diffusion de l'information auprès du client
Alerter le Team leader en cas de retard de production, d'affrètement, de mise à disposition des bookings, d'absence d'information
Alerter le commercial si la prise de rendez-vous n'est pas conforme aux CGV
Fournir un état qualitatif actualisé du portefeuille, accompagné de commentaires proactifs, à la demande.
Traiter les reliquats au fur et à mesure (partiels ou totaux) : switch produits, annulation, report
Assurer l'organisation des livraisons et des retours en cas de litiges
Prendre rendez-vous avec les clients pour les flux DIR et contrôler les RDV sur le flux WHS
Saisir les dates de rendez-vous dans Excel ou NOVA selon les flux
Transmettre les instructions logistiques aux transitaires ou à la cellule affrètement du fournisseur (INTERCARGO) afin de programmer la livraison
En cas de litiges, créer le document « retour » sous SAP puis se reporter à la procédure XXXXX selon le litige
Assurer la facturation des commandes directes en collaboration avec le service comptable
Connaître la situation comptable du client (couverture de l'assurance-crédit, encours, délais de paiement) en s appuyant sur les CR réunion Cash
Editer la facture et en vérifier la conformité (ou la facture proforma) à J+1 de la livraison maxi et s assurer de son envoi
Editer l'avoir si nécessaire
Archiver par période et par enseigne
Classer toutes les pièces (commande initiale, bon de livraison, facture, avoir, pièces annexes) par période (date de la facture) et par enseigne.
Maintenir la base de données des contacts sur Outlook
Ces activités sont non exhaustives et susceptibles d'évolution, en fonction de l'organisation du service et de la société.
Les indicateurs de performance :
OTIF : « On Time In Full »
Traitement des demandes et des litiges
Avancement de la facturation
Suivi des coûts de surrestaries (demurrage + storage) et optimisation des livraisons
Les compétences requises :
Savoirs spécifiques
Logiciel SAP
Bon niveau d'anglais
Connaissances liées au métier telles que la maîtrise des incoterms
Maîtrise d'Excel
Savoir-Faire
Rigueur dans le respect des procédures, notamment informatiques
Sens de l'organisation et de l'anticipation
Rigueur dans la saisie, le contrôle, le suivi des informations
Souci de la présentation des informations
Gestions des litiges, résolution de problèmes
Qualités rédactionnelles
Savoir-Être
Travail en équipe
Réactif
Communicant pour jouer parfaitement le rôle de pivot entre le front et le back office
Empathique et disponible
Lemon Talents recrute pour son client, un acteur du gros électroménager, un assistant ADV.
L'ADV assurera le suivi d'un porte-feuille de commandes de ventes dédié à un groupe de clients depuis la saisie jusqu'à la facturation et la résolution de problème. Il/Elle assurera la fiabilité des informations communiquées au client, un accès sans cesse facilité aux informations et aux produits vendus.