Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Assistante de direction F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Rémunération
A partir de 2230€ BM selon grille AP-HP et profil candidat
Télétravail
Oui
Présentation du service
Le département de la responsabilité hospitalière assure la mission et les fonctions d’assureur du risque médical que l’AP HP assume directement. En effet, l’établissement est son propre assureur du risque médical.
A ce titre, il doit gérer l’ensemble des litiges nés de l’activité médicale hospitalière. Outre ses missions d’assistance juridique et de conseil dans ce périmètre, il assure la gestion et le traitement des recours individuels amiables et contentieux en matière de responsabilité médicale, en veillant à privilégier la voie de la résolution amiable des réclamations indemnitaires.
Pour assurer cette mission, le département s’appuie sur l’expertise de juristes spécialisés dans le domaine, et de médecins conseils coordonnés par un coordonnateur des médecins conseils. Le département travaille étroitement avec les sites hospitaliers, que ce soit avec les directions qualité et gestion des risques, les chargés de relations avec les usagers, ou les services hospitaliers concernés par les réclamations.
Vos missions
Assure le secrétariat :
- Pour la cheffe du département et son adjointe ;
- Pour les juristes du département.
Missions de secrétariat :
- Rédaction de comptes rendus de réunions (réunions d’équipe, réunions de staff).
- Gestion de la boîte mail « secrétariat du département » et transfert des mails aux juristes concernés.
- Réservation de salles pour les réunions organisées au sein du département.
- Gestion d’agendas.
- Suivi du courrier adressé au départements et transfert aux personnes concernées.
- Mise en forme et préparation des courriers en s’appuyant sur la charte graphique et les modèles types du département.
- Mise à jour du logiciel métier du département : initialisation du dossier et intégration des pièces dès réception (courriers, courriels, pièces de la procédure)
Permanence téléphonique :
- Réception et suivi des appels des interlocuteurs du département (patients, avocats, professionnels de santé).
Profil recherché
- Expérience de secrétariat souhaitée.
- Expérience dans le domaine juridique appréciée
- Maîtrise des logiciels WORD, EXCEL, PowerPoint
- Maîtrise des outils de visioconférence (Skype, Zoom…)
- Formation nécessaire à prévoir sur le logiciel CICERON, REMED, GESTIME ainsi que sur le site web Télérecours.
- Connaissance de l’institution appréciée
- Esprit d’équipe
- Esprit d’initiative et de décision,
- Qualités relationnelles et humaines,
- Capacité d’adaptation et de diplomatie,
- Discrétion professionnelle,
- Dynamisme et efficacité,
- Disponibilité
Horaires de travail
7h30
Vos avantages à l'AP-HP
Possibilité de télétravail si le poste le permet ;
Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adaptéé à chaque nouvel arrivant en fonction de son profil ;
Un centre formation et de développement des compétences interne pour les formations management, les renforcement Métiers…
15 jours de RTT, en plus des 25 jours de congés ;
Une salle de bien-être et des animations sur le site de Saint Antoine ;
Une offre de sorties culturelles, de voyages, de centres de vacances (AGOSPAP), des réductions et des bons plans (HOPTISOINS)
Description de l'hôpital
L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !
Service d'affectation
Département de la responsabilité hospitalière
Référence de l'offre
2024-13192