Assistant.e de Direction

Les missions du poste

Dans le cadre d’un renfort, le SDEA recherche un.e Assistant.e de Direction.  

Vos missions s'articuleront autour des axes suivants : 
 
Secrétariat de direction/service : 

• Assurer la planification et la tenue des agendas ;
• Assurer l’organisation des déplacements et des réservations ;  
• Assurer l’accueil téléphonique et physique du secrétariat ;
• Assurer le tri, le classement et l’archivage. 

Suivi des projets et des activités de la direction ou du service d’affectation : 

• Contribuer à la préparation de dossiers (élaboration des fonds de dossiers, recherche documentaire) ; réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (notes, rapports annuels, synthèses, tableaux Excel, tableaux croisés, graphiques) ; rédiger des documents (courriers, ordres de missions, instructions de travail, etc…) ;
• Effectuer le classement informatique des documents et, si nécessaire, le classement papier ;
• Diffuser auprès du personnel, des usagers, des partenaires, des élus, les informations relatives aux projets de la direction ou du service. 

Organisation des réunions : 

• Assurer la préparation, l’organisation et le suivi de réunions (commissions thématiques, comités de directions ou assemblées, réunions de service et de travail) ;
• Effectuer les réservations de salles, la préparation matérielle, rédiger et envoyer les invitations, participer aux réunions et prend les notes nécessaires à la rédaction des synthèses et comptes-rendus, à diffuser ensuite auprès des différents destinataires. 

Missions annexes : 

• Réaliser la reprographie et la scannographie de documents ;
• Renseigner et/ou élaborer des tableaux de bord, tableaux de suivi financier ;
• Recenser les besoins en fournitures de bureau et gérer leur approvisionnement ;
• Saisir des factures.