Synergie, mettons nos énergies en commun. Fort d'une présence dans 17 pays, avec 800 agences d'emploi et de 5 600 collaborateurs, le Groupe Synergie, 1er groupe français de services en Ressources Humaines, vous accompagne dans votre carrière professionnelle : recrutement CDD-CDI, intérim, formation et conseil RH. Depuis notre origine, nous nous différencions par nos valeurs, notre sens de l'engagement et notre capacité à apporter des solutions concrètes à nos clients, candidats et intérimaires.
Etablissement qui regroupe plusieurs pôles publics spécialisé en ingénieur pour l'économie, recherche un(e) Assistant(e) de formation F/H.
Vous aurez comme mission :
- Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de la formation continue en liaison avec le responsable de formation
- Organiser l'accueil téléphonique et physique des clients, formateurs, fournisseurs
- Administrer la boite mail fonctionnelle
- Gérer l'ouverture ou la fermeture du centre de formation
Gérer les aspects administratifs et budgétaires des actions de formation (stagiaires, intervenants), sous le contrôle de la responsable administrative
- Gérer les inscriptions (devis, contrat, convention, convocations ou annulations de sessions)
- Préparer les propositions de factures
- Compléter le tableau de suivi financier de l'activité de formation
- Gérer les réclamations, en lien avec la responsable administrative et en relation avec le Service des Affaires Financières
- Elaborer les décisions d'engagement des formateurs vacataires et les services faits
- Gérer les ordres de mission et les états de frais des intervenants
- Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes en lien avec la responsable administrative (accueil du matin [café, gâteaux], accueil du midi (restauration), livres, goodies
Organiser la logistique des actions de formation continue
- Préparer les salles de formation
- Gérer l'envoi des supports de cours, éditer la feuille d'émargement, les attestations de fin de formation)
Compétences :
Savoir sur l'environnement professionnel
- Bonne maîtrise des outils bureautiques
- Capacité rédactionnelle et excellente orthographe
- Connaissance des méthodes appropriées de l'ingénierie de formation et pédagogique
Savoir-faire comportemental
- Excellent sens relationnel au regard des contacts nécessaires avec les clients et les fournisseurs
- Bonne présentation
- Esprit d'initiative et de curiosité
- Autonomie et ouverture d'esprit
- Grande capacité organisationnelle
- Capacité de travail en équipe
Niveau Bac +2 minimum, justifiant d'une expérience significative d'au moins 1 an dans des tâches similaires au sein d'un Centre de Formation continue.
- Accompagner l'intégration de nouveaux salariés
- Contribuer à construire et déployer le plan de formation
- Traiter des actes contractuels ou disciplinaires tout en veillant à l'application des obligations relatives au droit individuel du travail
- Réaliser des entretiens (recrutement, entretien annuel, entretien professionnel, recueil de besoins)
- Préparer les éléments constitutifs de la paie
- Mettre en place des indicateurs de performances et les piloter
- Accompagner l'intégration de nouveaux salariés
- Contribuer à construire et déployer le plan de formation
- Traiter des actes contractuels ou disciplinaires tout en veillant à l'application des obligations relatives au droit individuel du travail
- Réaliser des entretiens (recrutement, entretien annuel, entretien professionnel, recueil de besoins)
- Préparer les éléments constitutifs de la paie
- Mettre en place des indicateurs de performances et les piloter