Assistant administratif

Les missions du poste

Avec ses 15 filiales spécialisées pour penser, aménager, renouveler la ville et ses quartiers, le Groupe Polylogis, fort d'un patrimoine de 80 000 logements, est le 1er Opérateur Global de l'Habitat indépendant. Avec un chiffre d'affaires qui avoisine les 500 M€, Polylogis intègre désormais le TOP TEN des grands bailleurs sociaux. LogiRep est la société mère du Groupe Polylogis. Elle construit et gère des logements sociaux de qualité destinés principalement aux familles à revenus modestes, en Île-de-France et en Normandie.

Description du poste et Missions

L'Assistant-e administratif(ve) en alternance intervient en support de l'activité du Directeur de la Relation Client Particulier afin de lui faciliter le travail sur les aspects opérationnels. Il-Elle participe à l'organisation quotidienne et le traitement de différents dossiers tout en assurant l'interface entre le cadre dirigeant et son réseau d'interlocuteurs.

Participer à l'organisation et au secrétariat au quotidien

• Traiter le courrier (réception, transmission et suivi)
• Gérer le ou les agenda(s) et qualifier les appels (filtrage, etc.)
• Préparer les réunions (convocation, ordre du jour)
• Organiser les déplacements le cas échéant
• Rédiger les notes, les rapports, les comptes rendus de réunions
• Classer et archiver les documents, les dossiers

Assurer la communication et l'interface entre le cadre dirigeant et son réseau d'interlocuteurs internes ou externes

Préparer en amont les rendez-vous, réunions, instances, et/ou gérer complétement certains dossiers spécifiques

• Collecter les informations, les trier et les organiser, préparer les dossiers (réunion, commissions, conseil d'administration, assemblée générale, etc.)
• Assurer le montage et le suivi des dossiers confiés

Participer à l'organisation des événements spécifiques (rencontres, salons, séminaires) le cas échéant

• Prendre en charge les aspects logistiques (recherche des lieux, réservations, etc.)
• Préparer les interventions des participants
• Vérifier et assurer le suivi des factures et du budget alloué

Effectuer un suivi dans le cadre d'un reporting

• Elaborer, mettre à jour des tableaux de bord
• Suivre les budgets de la direction

Profil recherché

ALTERNANCE en apprentissage ou professionnalisation

Contrat entre 12 & 24 mois

Bac+2/3, BTS SAM, BTS gestion de la PME ou Licence administration et gestion

Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.)

Qualités rédactionnelles

COMPETENCES SOCIALES ET RELATIONNELLES 

Polyvalence, autonomie, prise d'initiative, adaptabilité, résistance au stress, discrétion, confidentialité, loyauté, esprit d'analyse, rigueur, sens de l'organisation, qualités relationnelles (écoute, sens du contact)