Chargé de scolarité

Les missions du poste

Contexte 

Un poste de chargé de scolarité (H/F) est ouvert en CDI à l’Ecole Européenne de Sciences Politiques et Sociales (ESPOL) dans le cadre d’un remplacement. Le candidat choisi suivrait les étudiants et enseignants de la 2ème  année de Licence (actuellement trois promotions : environ 480 étudiants).

Missions

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, etc.).
• Favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
• Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études (absences, choix d’option, groupes de TD, problème particulier, emploi du temps, annulation de cours, etc.) et missions, avec le souci de répondre aux mieux à leurs questions et de les aider à résoudre les problèmes. 

Lien et suivi des étudiants

• Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec la responsable de scolarité et la direction pédagogique.
• Assurer le suivi des étudiants et alerter la responsable de scolarité et la direction pédagogique en cas de difficulté (absences, notes, difficultés particulières). 

Gestion administrative des Etudes

• Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et/ou archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, tableaux, planning étudiant et enseignant, etc.) ; notamment diffuser des informations à destination des étudiants sur le site Agora ou mail.
• Réceptionner, trier, transmettre/envoyer les copies à corriger ; suivre, réceptionner, saisir, publier les notes.
• Gérer la production de polycopiés des guides d’étude, en lien avec le service reprographie via le logiciel adéquat.
• Encoder les maquettes pédagogiques ainsi que les modalités d’évaluation de chaque matière sur Agora. Diffuser.
• Préparer, mettre en forme et suivre les changements des emplois du temps, avec saisie dans l’outil dédié pour la réservation des salles.
• Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules.
• Contrôler et saisir les absences conformément au règlement des études d’ESPOL. Alerter la responsable de scolarité ou la direction pédagogique si absences répétées. Contacter les étudiants ayant des absences répétées pour justification.
• Créer les groupes de TD/TP/cours optionnels, et les diffuser.
• Gérer et paramétrer l’ouverture de choix des électifs sur Agora.
• Paramétrer, éditer et diffuser les bulletins (provisoires et définitifs).
• Préparer les dossiers des cas particuliers pour délibération/étude lors des jurys (relevés des notes, évaluations, etc.), ainsi que les PV collectifs des trois promotions.
• Organiser l’information des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec la responsable de scolarité et la direction pédagogique.
• De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement de l’année universitaire. 

Organisation logistique

• Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
• Collaborer avec la responsable de scolarité lors de l’organisation des examens, jurys et le contrôle continu : planification, édition des listes d’étudiants, réservation de salles et matériels, remise des copies, encodage des notes, etc.
• Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels des séances non-enseignées et veiller à la réalisation des heures totales par cours. Informer la responsable de scolarité en cas de difficulté.
• Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux ; modifier les attributions de salles si nécessaire. Mettre en place les salles pour les cours / examens et vérifier la disponibilité des matériels.
• Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants (réunion de consultation de copies, évaluation des enseignements, etc.) 
• Assurer un soutien à l’organisation d’évènements organisés au sein de l’entité (remises de diplômes, portes ouvertes, etc.).