L'université de Rouen Normandie recherche son futur Assistant de direction F/H pour rejoindre le cabinet de la Présidence de l'université.
Modalités de recrutement
CDD 6 mois
Poste basé sur le campus de Mont-Saint-Aignan
Salaire : 1934€ bruts (selon la grille indiciaire de la FPE catégorie B)
Contexte
L'assistant.e de Direction du Cabinet de la Présidence de l'Université joue un rôle central en assurant un soutien administratif, organisationnel et, le cas échéant, financier au Président, à son cabinet et à l'équipe de direction de l'Université de Rouen Normandie.
Missions
Mission 1 : Gestion administrative et organisationnelle
Gérer l'agenda du Président et préparer ses rendez-vous.
Rédiger et mettre en forme des documents, courriers et rapports.
Assurer la réception, le filtrage et la gestion des appels téléphoniques entrants...
Planifier, organiser et coordonner les réunions avec des interlocuteurs internes et externes.
Préparer les ordres du jour et veiller à la circulation des documents nécessaires.
Accueillir les visiteurs et personnalités invitées à la Présidence.
Organiser les déplacements du Président et des membres de la direction
Mission 2 : Participation aux projets institutionnels et événements
Participer à la mise en œuvre des projets portés par la Présidence en lien avec la Directrice de cabinet et la Direction de la communication.
Préparer les supports logistiques et administratifs nécessaires au bon déroulement des projets.
Participer à la coordination logistique des événements : réservation des salles, gestion des invitations, préparation des documents.
Accueillir les participants et personnalités lors des événements.
Mission 3 : Appui à la gestion budgétaire
En cas d'absence de la gestionnaire, assurer la continuité du service :
Réaliser des actes de gestion administrative et financière selon les procédures applicables.
Collecter, contrôler et traiter les pièces justificatives pour les opérations de gestion.
Assurer le suivi des commandes, des services faits valorisés, et des missions professionnelles sur SIFAC.
Profil recherché
Vous maitrisez les techniques de gestion administrative et des outils bureautiques ?
Vous avez une bonne connaissance des principes de gestion de projet et d'organisation événementielle ?
Vous connaissez des outils de gestion financière (SIFAC) ?
Vous êtes capable de gérer efficacement un agenda complexe et les priorités stratégiques ?
Vous savez appréhender les imprévus et proposer des solutions adaptées ?
Vous êtes une personne discrète et vous savez respecter la confidentialité ?
Vous avez une appétence pour le travail en équipe et une excellente capacité relationnelle ?
Prendre des initiatives et travailler en autonomie ne vous fait pas peur ?
Vous vous reconnaissez et pensez correspondre au poste ? Rejoignez-nous !
L'Université de Rouen Normandie s'engage pour l'inclusion, la diversité et le respect de toutes les identités. Nous valorisons toutes les compétences et veillons à offrir un environnement respectueux et ouvert à toutes et tous, sans distinction d'origine, de genre, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, de situation de handicap ou de statut social.
Les avantages
Cadre de travail agréable : campus vert, connecté, bien situé et en constante amélioration, axé sur le développement durable
Activités sportives à des tarifs préférentiels
Participation à la mutuelle / Participation aux frais de transport
Accompagnement à la prise de poste (tuilage et formations)
55 jours de congés / RTT
Un accès aux bibliothèques universitaires et aux ressources numériques (Cairn,.)
Un centre de loisir pour les enfants des personnels
Experience: 12 Mois
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 12 Mois
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.