Assistant à la Direction Générale des Services F/H

Les missions du poste

L’Assistant à la Direction Générale des Services (DGS) assure des missions de gestion administrative, de secrétariat et de communication pour garantir le bon fonctionnement de la DGS. Il travaille sous la responsabilité de l’attaché de direction et en collaboration avec une équipe de trois personnes.

Ses principales missions incluent :

• L’accueil et l’orientation des interlocuteurs internes et externes.
• La gestion du courrier, des agendas et des parapheurs.
• L’organisation matérielle et logistique des réunions et déplacements.
• Le suivi des opérations de dépenses et des ordres de mission.
• La mise à jour des outils de communication et la diffusion d’informations internes.
• La gestion et l’archivage des documents administratifs.

Ce poste demande une grande rigueur, un sens aigu de la confidentialité et une capacité à gérer des tâches variées dans un environnement exigeant.

Compétences requises :

• Connaissances : compréhension des structures et procédures universitaires, maîtrise des outils bureautiques et de communication.
• Savoir-faire : capacité à prioriser les tâches, organiser des réunions, rédiger des documents administratifs, gérer des outils numériques et appliquer les procédures internes.
• Qualités personnelles : organisation, rigueur, discrétion, diplomatie, sens du service public et excellentes qualités relationnelles.

Une expérience dans l’assistanat de direction, notamment dans le secteur public ou universitaire, est un atout.

Aix-Marseille Université (AMU) est une université pluridisciplinaire structurée autour de cinq grands secteurs disciplinaires (Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines ; Droit et Science politique ; Économie et Gestion ; Santé ; Sciences et Technologies et un secteur pluridisciplinaire). AMU forme 80 000 étudiants dans 17 composantes (facultés, écoles, instituts), réparties dans quatre départements (04, 05, 13 et 84) et 10 villes.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.