Agent administratif - Groupement de Coopération Sanitaire de Biologie du territoire de l'Ariège

Les missions du poste

IDENTIFICATION DU POSTE

Pôle : Médico-technique

UMA/UMT : Biologie Médicale

Corresp. Grade : Assistant Médico-Administratif ou Adjoint Médico-Administratif

Statut, rémunération, évolution de carrière : selon les statuts de la fonction publique hospitalière (grade et indice).

Famille : Soins médico-techniques

Sous-famille : Sécrétariat

Lieu : CHIVA / Laboratoire du Centre hospitalier / GCS Biologie du territoire de l’Ariège

Descriptif, environnement, place dans l’organisation :

• Poste de gestion administrative du GCS

• Poste pré-analytique laboratoire

Missions spécifiques

Gestion administrative :

• Planification des différentes réunions et instances (assemblée générale, comité d’investissement, comité de gestion), réservation de salle et lien visio, envoi des convocations, préparation et compte-rendu

• Programmation des réunions des instances de dialogue social (CSE), convocation, mise en page du procès-verbal

• Rédaction de divers documents (conventions, avenants)

• Participation à l’élaboration des marchés ou contrats (ex : CCTP)

• Suivi de tableaux de bord (comité de gestion, activité du laboratoire)

• Mises à la signature des divers documents ou pièces

• Suivi et paramétrage du logiciel PEP EPL, suivi des mises à jour de version et patchs correctifs

• Saisie complète des fiches fournisseur

• Saisie et mise à jour des prix, des articles et des tiers (fournisseurs) sur le logiciel PEP EPL

• Saisie et suivi des marchés (minimum, maximum, nombre CPR), suivi des conventions/contrats

• Gestion et archivage des devis

• Saisie (contrat de maintenance, commandes de petits matériels ou de matériel médical) et suivi des engagements

• Collaboration avec les cadres laboratoire pour le suivi des délais de livraison

• Gestion des factures (importation, contrôle, suivi, liquidation) et mise au mandatement (y compris le suivi des factures des laboratoires sous-traitants), relance des fournisseurs

• Réclamation aux fournisseurs et suivi des litiges, gestion des relances

• Suivi en lien avec les pilotes et le biologiste référent du processus post-analytiques, des mises à jour NABM et de la Liste des Actes Hors Nomenclature LAHN

• Participation à la remontée annuelle des actes innovants hors nomenclature de biologie RIHN à l’ATIH (dotation MERRI G03)

• Extractions d’activité (pour la facturation des marchés en CPR, l’ARS, SAE, gestion du GCS, activité externe pour la direction des ressources humaines)

• Faire un état des dépenses par fournisseur et compte budgétaire

• Participation à l’élaboration de l’EPRD et du réalisé

• Tenue du dossier partagé informatique GCS (arborescence chronologique, archivage)

• Participation à l’élaboration et l’amélioration du système qualité (rédaction de procédures, suivi des réclamations fournisseur, participation à l’évaluation des fournisseurs)

Poste pré-analytique :

• Gestion du pneumatique (réception et renvoi des cartouches)

• Réceptionner et scanner les bilans de prescription connectée

• Enregistrement et gestion des bilans de biologie

• Gestion des IEP

• Gestion des non-conformités pré-analytiques liées aux prescriptions

• Accueil téléphonique interne

• Enregistrement et gestion des prescriptions de PSL

RATTACHEMENT

• Hiérarchique : le cadre du Pôle, le cadre du GCS et l’administrateur GCS

• Fonctionnel : le responsable médical GCS, biologistes

RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

• Internes : Les biologistes et cadres, l’administrateur du GCS, le contrôle de gestion, la direction des finances, la cellule des marchés, l’équipe du laboratoire, les unités de soins (IDE, médecins)

• Externes : direction des finances publiques, les fournisseurs et prestataires, les laboratoires sous-traitants

Le profil recherché

Diplôme requis : Baccalauréat

• Savoir :

  • Excel, Word, Power point, PEP EPL

  • Connaissance des actes de biologie

  • Connaissance du système de facturation et des comptes budgétaires

  • Connaissance du milieu hospitalier et de la biologie médicale

• Savoir-faire :

  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents, rapports

  • Analyser des données, des tableaux de bord

• Savoir être :

  • Bonne orthographe, prise de note et transcription

  • Organisation / Capacité à définir les priorités

  • Adaptabilité / Compréhension

  • Sens du travail en équipe

  • Discrétion / Secret professionnel

  • Esprit d’initiative

  • Sens de l’analyse

L'entreprise

Ouvert en 2000, le  centre hospitalier du val d‘Ariège  est issu de la fusion  des hôpitaux de Foix et Pamiers, cités ariégeoises possédant une tradition hospitalière très ancienne. Depuis le 1er Janvier 2018, le  centre hospitalier du val d‘Ariège  et  le centre hospitalier du Pays d'Olmes  ont fusionné pour donner naissance au  centre hospitalier intercommunal des vallées de l'Ariège.