DEPARTEMENT DE MEURTHE ET MOSELLE
Postée il y a 24 heures
La Direction Finances Affaires Juridiques évaluation (DIFAJE) du Département de Meurthe-et-Moselle recherche un.e agent.e de gestion administrative.
Ses missions se déclineront ainsi :
Administratif et secrétariat
- Assure l'accueil physique et téléphonique du service et oriente les demandes vers le bon interlocuteur
- Gère les courriers entrées-sorties du service, notamment les entrées via Télérecours
- Rédige dans AIRdélib les rapports du service
- Assure l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des invitations, listing des participants, etc.)
- Gère les fournitures de bureau du service
- Renseigne le tableau de gestion d'activité trimestriel relatif à l'activité juridique et assurance en lien avec le responsable de service
- Assure périodiquement la mise à jour et le classement des documents de référence en matière juridique
Gestion administrative et comptable des dossiers juridiques
- Crée les dossiers papiers juridiques et assure leur mise à jour (actes de procédure, courrier, AR, etc.)
- Saisit les données dans le logiciel de gestion des dossiers du service (DIRAJ) : classification juridique, création de dossiers de demandes d'avis juridiques et des dossiers contentieux.
- Met à jour les données dans le logiciel suivant l'évolution du degré d'instruction du dossier (acte de procédure, facture, recette)
- Assure une vérification des délais de procédure et de production des actes, et tient informé le juriste
- Assure une relecture des productions des juristes, et réalise l'envoi (Xparaph, Télérecours, courrier, etc.)
- Réalise l'exécution comptable des dossiers juridiques (engagement, liquidation, etc.) et assure le lien avec les cabinets d'avocat
- Réalise et contrôle l'exécution financière des décisions de justice, et tient informé le juriste
- Rédige des courriers simples
- Trie, organise, classe et archive les dossiers juridiques
- Est administrateur DIRAJ et assure la mise à jour
Suivi financier et comptable des dépenses et des recettes
- Participe à l'élaboration du budget du service : analyse les réalisés de l'année N, recense les besoins de l'année N+1, prépare les tableaux d'aide à la décision, saisit les demandes de crédits dans le logiciel financier
- Contrôle l'exécution des dépenses et des recettes (juridique et assurance), veille au respect des procédures réglementaires et aux délais impartis
- Assure le suivi de la consommation des crédits du service en lien avec le responsable de service et le conseiller en assurance, et notamment le suivi de l'AE juridique
- Assure l'exécution financière des marchés publics du service
- Assure l'exécution dans le logiciel financier des actions de suivi : virements, reports, rattachements ; etc.
- Réalise le tableau des provisions pour risques contentieux deux fois par an, et son envoi au services des finances
Activités spécifiques
- Travail en binôme avec l'agent de gestion administratif et assurances, dont il.elle assure la suppléance en cas de besoin pour le suivi administratif et comptable des dossiers juridiques
- Participe au pôle administratif de la DIFAJE (intérim du secrétariat de Direction)
Experience: Débutant accepté
Compétences: Classement, archivage,Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,connaître les règles de la comptabilité publique
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Classement, archivage,Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,connaître les règles de la comptabilité publique
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.