Le CHU recrute un assistant administratif H/F, rattaché à la direction de la recherche.
Poste à pourvoir à temps partiel, en CDD de 3 mois, renouvelable à compter du 03 Mars 2025.
Le CHU de Poitiers recrute un assistant administratif H/F à temps partiel 50% (17,5h) au sein de la Direction de la recherche et de l'innovation sur le site de Poitiers.
Description du poste
En tant qu'assistant administratif H/F, vous seconder le chef de projets dans la mise en place et le suivi des projets de recherche promus par le CHU de Poitiers. Vos responsabilités comprendront notamment :
- Mettre à jour les tableaux de coordonnées des centres hospitaliers participant aux recherches
- Rédiger les conventions hospitalières avec les centres hospitaliers participant aux recherches
- Constituer les classeurs de la recherche (promoteur et investigateur)
- Assurer le suivi documentaire (réception des conventions financières, CV, différents documents en provenance des centres, scan, envoi des documents et classement, mise à jour du réseau informatique.)
- Archivage en continu des classeurs de la recherche (promoteur et investigateur)
- Créer et mettre à jour des tableaux de suivi : administratif, traitements expérimentaux, inclusions des patients dans l'étude, visites de suivi des centres (monitorings), tubes de prélèvements, .
- Envoyer les documents, kits et tubes de prélèvements aux centres hospitaliers participant aux recherches
- Assurer le suivi des stocks des traitements expérimentaux dans les centres
- Assurer le suivi des envois des échantillons des centres vers les laboratoires centralisés ou Centre de Ressources Biologiques
- Faire le lien avec le Data Management pour créer les codes de connexion au cahier électronique du patient (e-CRF)
- Etablir la liste des surcouts pour la facturation des centres associées avant validation par le chef de projet
- Participer aux mailings, envoi des Newsletters
- Être l'interlocuteur privilégié des centres pour toute demande administrative ou pour réapprovisionnement en documents, kits de prélèvement, tubes, etc.
- Organiser les réunions de suivi (Attachés de Recherche Clinique, Investigateur Coordonnateur.)
- Mettre à jour des outils informatiques des partenaires (sites web ou fichiers EXCEL)
- Assurer l'archivage de l'étude
Votre profil :
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 minimum (BTS, DUT, etc.) et maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et internet. Des notions médicales et d'anglais sont indispensables.
Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation, votre esprit d'initiative et votre dynamisme ? Vous savez rendre compte à votre hiérarchie et possédez d'excellentes compétences relationnelles ? Alors rejoignez notre équipe !
Informations complémentaires
Nous vous proposons un CDD de 3 mois renouvelable 9 mois à temps partiel (50% soit 17,5h par semaine) à partir du 03 mars 2025.
Votre rémunération sera fixée sur un grade d'Adjoint administratif, catégorie C (grille indiciaire de la fonction publique hospitalière), soit un salaire de 1095€ brut - 880€ net.
Poste uniquement en présentiel sur le site du CHU de Poitiers.
La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation) à déposer sur le site web du CHU est le 16 février 2025.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Maîtrise parfaite d'internet,Posséder des notions médicales et d'anglais,Savoir rendre compte à sa hiérarchie,Maîtrise parfaite des outils bureautiques,Aisance relationnelle,esprit d'initiative, dynamisme
Langues: Anglais exigé
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Maîtrise parfaite d'internet,Posséder des notions médicales et d'anglais,Savoir rendre compte à sa hiérarchie,Maîtrise parfaite des outils bureautiques,Aisance relationnelle,esprit d'initiative, dynamisme
Langues: Anglais exigé
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.