Incubateur Les Premières AURA
Postée il y a 2 jours
L'Incubateur les Premières AURA recherche son Office Manager !
Depuis plus de 10 ans, nous contribuons à déployer l'immense potentiel des femmes entrepreneures pour créer de la valeur, des emplois et de la croissance. Nous accompagnons les entreprises innovantes fondées par des femmes et des équipes mixtes de l'idée au développement jusqu'à 3 ans après la création de leurs sociétés.
En étroite collaboration avec la Déléguée Générale et la Directrice de l'incubation, vous serez chargé.e d'assurer le bon fonctionnement et le développement de l'incubateur Les Premières Auvergne Rhône Alpes, en particulier pour tout ce qui concerne la gestion administrative et comptable.
En soutien de l'équipe opérationnelle, et à l'interface des différents publics de l'incubateur, le rôle de l'Office Manager s'inscrit dans 3 missions :
- la gestion logistique et opérationnelle de l'incubateur et de ses habitants,
- la contribution à l'organisation de l'activité d'incubation (accompagnement / formation),
- le soutien à la direction générale.
Dans ce cadre, Il/ elle sera en charge d'assurer les actions suivantes :
ACCUEIL & ORGANISATION
- Accueillir, écouter et orienter les différents interlocuteurs, informer les personnes concernées.
- Assurer la gestion quotidienne du plateau (salles, logistique, aménagements, outils de visioconférence...).
ADMINISTRATIF & COMPTABILITE
- Suivre les prestations d'accompagnement des programmes en vue du contrôle comptable.
- Assurer le suivi comptable des factures fournisseurs (vérifier l'enregistrement des factures, valider les factures et les mettre en paiement).
- Suivre les notes de frais et les justificatifs.
- Transmettre à l'expert-comptable les autres documents à enregistrer (notes de frais, remises de chèques, notes de débit) pour comptabilisation
- Etablir la facturation client et suivre les encaissements : facturation dans l'outil de comptabilité, suivi des encaissements, lettrage, relance des factures impayées.
- Assurer le suivi du courrier administratif.
REPORTING & GESTION DOCUMENTAIRE
- Traiter et suivre les dossiers « participantes » : contacts, saisie dans CRM, Airtable, Digiforma, documentation Dropbox
- Préparer les documents & les ordres du jour des ateliers et comités (sélection, validation)
- Etablir les documents de reporting à l'égard des financeurs
APPUI NUMERIQUE & EVENEMENTIEL
- Contribuer à l'animation des réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram) et aux mises à jour du site internet
- Suivi opérationnel de nos événements internes et externes
- Veille sur les actualités de l'écosystème entrepreneurial
APPUI A LA DIRECTION GENERALE
- Préparer les dossiers de demandes de subventions
- Préparer les dossiers pour les conseils d'administrations, les comités de pilotage, les assemblées générales
Profil recherché : expérience dans des missions polyvalentes auprès d'une Direction général, plus particulièrement gestion administrative et comptable
- Organisation, rigueur et réactivité
- Maîtrise et agilité dans l'usage des outils bureautiques et numériques : pack office, outils de suivi Digiforma, Airtable...
- Sens du collectif, esprit d'équipe, intelligence pratique, aisance relationnelle, sens de l'accueil et du service
- Expérience du monde associatif et de ses contraintes
- Une pratique / appétence pour la communication digitale est un plus
Merci de nous faire parvenir CV et lettre de motivation.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.