Notre centre de formation professionnel et d'apprentissage est à la recherche Assistant administratif / Assistante administrative et comptable pour rejoindre notre équipe dynamique.
Le candidat retenu sera chargé de la gestion administrative et comptable.
Vos missions :SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS :
1/ Formations en interne, compte personnel de formation.
- Collabore a la réponse client (données administratives et financières du secteur)
- Participe en cas d'accord a la mise en œuvre et au bon de roulement de l'action comme pour les
autres formations de BEFORMA
- Assure son suivi en fonction des spécifiques et contraintes
2/ Préparation et ouverture d'une formation
- Etablit les dossiers administratifs des stagiaires, assure leur suivi et archivage
o Élabore et transmet les documents obligatoirement lies au parcours du stagiaire (contrats, conventions, convocations, livret d'accueil, attestations etc.)
o Renseigne les informations sur le logiciel
o Etablit et assure la transmission des documents concernant les formateurs (lettres
d'engagement, autorisations de cumul, fiches d'emargements.
- Participe a l'ouverture de la formation.
-Préparation des stages
- Pre pare et participe aux re unions de secteur
3/Suivi de la formation
- Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs (OPCÀ,
PACIF, Po le emploi, Régions, etc...)
- Prépare les avenants et en assure la saisie
4/ Fin de formation
- Établit les attestations de fin de formation, relevés d'acquis, diplômes
- Procède au classement et a l'archivage des dossiers
GESTION FINANCIÈRE
- Élabore la fiche financière de l'action
- Assure la saisie des éléments financiers
- Pre pare et transmet les éléments nécessaires a la facturation au bureau commun de gestion
(contrats, conventions, chèques, relevés d'heures, fiches de paye, etc.)
- Établit si nécessaire les bilans financiers des actions
- Assure le suivi des règlements pour les stagiaires individuels payants et effectue les relances de
premier niveau
Compétences requises :
Diplôme en administration, comptable.
Expérience pertinente dans la gestion administrative.
Excellentes compétences en communication, en organisation et en résolution de problèmes.
Aptitude à travailler de manière autonome et en équipe.
Connaissance des logiciels de gestion administrative et des outils de marketing.
Experience: Débutant accepté
Langues: Français souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: Débutant accepté
Langues: Français souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.