L'assistant(e) administratif et pédagogique est directement rattaché(e) au Coordinateur pédagogique , il/elle épaule le coordinateur pédagogique et recrutement.
L'Assistant(e) administratif et pédagogique :
- Déploie la démarche qualité en conformité au référentiel Qualiopi et assure la démarche de certification,
- Assure la veille juridique et réglementaire liée à l'activité de l'organisme de formation,
Administratif et commercial
- Facturation des différents dossiers via OPCO EP et UNIFORMATION
- Gestion des dossiers administratifs stagiaires : préparation, organisation ;
- Inscription des apprenants aux examens auprès de l'instance concernée
- Saisie des CERFA via le logiciel Yparéo
- Assure les relations et le suivi des dossiers avec les entreprises employeurs et les financeurs : OPCO, Pole emploi,
- Assure et gère, dans son intégralité, le pilotage administratif et financier du centre de formation (sur cette dernière tache en lien avec la comptable groupe)
- Travaille en appui administratif sur les réponses à Appel d'Offres en lien avec la Direction
- Renseigne des tableaux de bord en interne,
- Suit le budget de l'organisme et assurer le reporting à la Direction Générale,
- Prépare le bilan pédagogique et financier.
Accomplir le conventionnement
- Ouverture des dossiers sur le logiciel Yparéo
- Finalisation des conventions à partir des informations transmises par le futur apprenant
- Préparation de l'ensemble des documents relatifs à la contractualisation de la formation
Coordination Qualité
- Déploie la mise en œuvre de la démarche qualité et préparer la démarche de certification
- Définit et suit les différents indicateurs d'activité et de pilotage
- Tient à jour le plan d'amélioration continue et participe à la définition de la politique qualité avec la Direction Générale
Connaissances de la formation et de son logiciel YPAREO impératif
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Logiciels comptables,Normes rédactionnelles,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, renseigner un public,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser des opérations comptables,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques,Connaissance du logiciel YPAREO,Maitrise du pack office
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Logiciels comptables,Normes rédactionnelles,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, renseigner un public,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser des opérations comptables,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques,Connaissance du logiciel YPAREO,Maitrise du pack office
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.