Postée il y a 19 heures
SERVICE :
Vous travaillerez au sein du Pôle Institution familiale, Communication et Vie associative. Ce pôle est en charge des obligations statutaires et des tâches nécessaires à l'accomplissement et au développement de la vie associative de l'UDAF, en cohérence avec le projet associatif et dans le respect des orientations définies par le Conseil d'administration. Il a également la charge des relations avec l'ensemble des associations familiales adhérentes, des administrateurs et des représentants familiaux afin de les aider dans leurs missions.
Ce pôle comprend également le service accueil constitué de 4 Agents qui ont, comme mission principale, l'accueil physique et téléphonique des usagers, et des missions diverses comme le traitement centralisé du courrier pour l'ensemble des pôles et des services.
MISSIONS :
Au sein du service accueil, sous l'autorité de la Cheffe du Pôle, et en lien fonctionnel avec la Direction Administrative et Financière pour ce qui concerne les documents comptables, les missions du Gestionnaire courrier seront les suivantes :
1. Mission principale :
Gestion du courrier
- Scan de documents et de factures tous formats
- Relevé de la boîte aux lettres
- Ouverture, tri et distribution du courrier
- Gestion des recommandés
- Affranchissement du courrier
- Archivage de documents
Dans le cadre de la politique RSO (Responsabilité Sociétale des Organisations) de l'UDAF et dans un souci d'éco-responsabilité, vous serez chargé de :
- Réalisation de l'inventaire des organismes émetteurs de courriers de façon récurrente auprès desquels un accompagnement sera nécessaire pour aller vers des solutions de dématérialisation des envois,
- Formalisation des procédures internes liées au développement de la gestion électronique des courriers (GED).
2. Missions secondaires :
En fonction du flux de scans à réaliser prioritairement et des besoins ponctuels du pôle, vous pourrez être amené à effectuer les missions suivantes :
- Scan, indexation et pré-indexation (référencement) des documents sous logiciel métier
- Enregistrement de chèques pour le service comptabilité
- Commandes et suivi des formulaires administratifs pour les mandataires
- Tri des relevés de banque et diffusion
- Signature de plis par les huissiers
- Accueil : téléphonique, physique, gestion de l'affichage, gestion de clés
- Support service Institution dans la préparation et la participation aux évènements de l'UDAF.
COMPETENCES REQUISES ET ACTIVITES :
- Discrétion professionnelle et droit de réserve
- Organisation, rigueur, réactivité
- Adaptabilité
- Autonomie et aptitude au travail en équipe
- Maitrise des outils informatiques et du scanner
Horaires de travail : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h
Embauche dès que possible.
Experience: Débutant accepté - expérience souhaitée 1 an minimum
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Experience: Débutant accepté - expérience souhaitée 1 an minimum
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.