Nous recherchons EN URGENCE un(e) Chargé(e) de gestion administrative H/F, qui sera placé(e) sous la responsabilité du Directeur.
BAC+3 MINIMUM OBLIGATOIRE POUR CE POSTE
Il/elle sera amené(e) à effectuer des missions de gestion administrative et d'aide au pilotage, plus particulièrement sur les
aspects juridique et financier, en lien direct avec le Directeur.
ACTIVITES :
GESTION ADMINISTRATIVE :
- Assister le Directeur dans l'organisation quotidienne de son travail (prises de rdv, planification de réunions), suivre l'agenda et
contrôler les échéances (évènements et dossiers attenants)
- Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes (accueil physique, téléphonique et orientation)
- Gérer le courrier et rédiger des courriers liés à l'activité de la Direction
- Coordonner les aspects logistiques des évènements institutionnels organisés
- Préparer et contrôler des actes de gestion administrative ainsi que les fonds de dossier gérés par le Directeur
- Participer à la conception des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
- Rédiger des notes de services, des procédures et des comptes-rendus de réunions et assurer la valorisation de tous les supports
écrits confiés
AIDE AU PILOTAGE :
- Assister le Directeur dans la construction du budget prévisionnel
- Veiller au respect des procédures financières et comptables
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
- Assurer l'instruction et le suivi des conventions liant le campus à ses partenaires et financeurs
- Assurer la bonne application des conventions en interne en vérifiant la conformité règlementaire avec le Service Juridique
- Coordonner les ressources matérielles financières du campus ou d'un projet
- Participer à la chaîne de validation des dépenses par la validation juridique et budgétaire de l'ensemble des demandes d'achats
- Participer à la diffusion de la stratégie d'établissement et traduire les orientations en plans d'actions
- Assister le Directeur dans la réalisation des supports de présentation en respectant la charte graphique
- SAVOIRES-ETRE : Autonomie, Prise d'initiative, Rigueur, Discrétion
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels EBP, QUADRATUS, DEXT, SESHA
Experience: 3 An(s)
Compétences: Élaborer, suivre et piloter un budget
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 3 An(s)
Compétences: Élaborer, suivre et piloter un budget
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.