Postée il y a 24 heures
Le secrétaire assure les tâches générales de secrétariat et la gestion de dossiers en lien avec le chef de service et la secrétaire déjà en poste.
Activités principales socle du poste :
Nous recherchons une secrétaire pour un poste principalement administratif.
Suivi administratif
- Traitement appels/courriers/mails
- Suivi plannings, tableaux affichage, notes de frais.
- Gestion des caisses de l'établissement.
- Saisie informatique de l’ensemble des documents (professionnels et usagers), notes et dossiers établis ou validés par le chef de service ou la direction régionale
- Tenue et suivi dossiers du personnel (DPAE, contrat, médecine du travail, mutuelle)
- Préparation et suivi des éléments de paie (acomptes, ATD, absences)
- Diffusion des différents supports associatifs de communication interne et externe
- Participation à certaines réunions d’équipes
- Soutien administratif à l’équipe pluridisciplinaire dans la gestion des dossiers usagers
- Gestion du classement et de l’archivage
- Gestion des dossiers partagés
- Suivi des registres obligatoires,
- Suivi des dossiers assurance (déclarations, indemnisations, litiges, etc.)
- Gestion des factures (paiement, suivi et transmission)
- Gestion des contrats informatique et suivi des interventions
- Dénonciation des PV
Gestion logistique du service :
- Commandes de matériels, de fournitures, de consommables et vérification de la conformité des livraisons
- Gestion des stocks de fournitures, matériel médical, outils de travail pour le personnel
- Inventaire et stockage des fournitures
- Assurer les réceptions des commandes
COMPETENCES REQUISES
Les principales qualités requises sont les suivantes :
· Qualité et rigueur de l’expression écrite et orale
· Initiative et autonomie dans la gestion et la coordination des activités
· Aisance relationnelle
· Adaptabilité, disponibilité par rapport aux demandes et esprit d’équipe
· Rigueur
· Discrétion et respect de la confidentialité
Compétences générales requises par l’emploi :
· Capacité à restituer le sens d’un message
· Capacité à raisonner logiquement et à développer une argumentation
· Connaissances des contraintes légales ou réglementaires
· Dimension organisationnelle et technologique
· Maîtrise du l’utilisation du matériels informatique, des logiciels et des outils de communication et être en capacité de s’adapter à l’évolution des technologies.