UNIVERSITE DE TOULOUSE
Postée il y a 10 heures
Sous l'autorité du Directeur du Patrimoine et de l'assistant-ingénieur, vous exercez des missions de gestion administrative et d'appui au pilotage auprès des équipes de la direction du Patrimoine. À ce titre, vous contribuez au bon fonctionnement de la direction en exerçant des fonctions polyvalentes et en réalisant des actes administratifs dans le respect des procédures, des réglementations en vigueur et des bonnes pratiques professionnelles.<br>
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Vous êtes en charge de :<br>
Sécurisation des actions de la direction<br>
· Contribuer à l'organisation et au respect des circuits décisionnels<br>
· Participer à l'élaboration des procédures et outils visant à améliorer la gestion et sécuriser les actes de la Direction du Patrimoine<br>
· Suivre les procédures de déclaration de sinistres auprès des assurances<br>
· Contribuer à la collecte des indicateurs de la direction et à l'analyse des coûts immobiliers<br>
· Assurer une circulation efficace de l'information<br>
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Gestion des conventions d'occupation de locaux (en lien étroit avec la Direction des Affaires Juridiques)<br>
· Rédiger, réviser et mettre à jour les conventions en fonction des besoins de l'organisation (laboratoires, composantes) et des réglementations en vigueur.<br>
· Mettre à jour la base de données et les tableaux de bord pour garantir une vision globale des conventions en vigueur<br>
· Contribuer à l'analyse des indicateurs de performance relatifs à la gestion des conventions<br>
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Budget et finances (en lien étroit avec la Direction des Finances)<br>
· Contribuer au suivi des besoins financiers pour l'entretien, la maintenance, l'exploitation et les opérations de travaux. Suivre et analyser les consommations de crédits.<br>
· Etablir des projets de commande, sur la base des devis transmis par les chargés d'opération ou de travaux.<br>
· Participer à l'élaboration du bilan annuel mettant en perspective l'activité de la direction<br>
· Apporter son appui au montage de dossiers de financement de travaux<br>
· Nota : les engagements, les dépenses et les opérations dans l'applicatif SIFAC ainsi que les conventions financières des opérations immobilières sont gérés par la Direction des Finances<br>
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Autres missions<br>
· Contribuer au suivi de la bonne exécution des marchés en cours, dans leur dimension opérationnelle<br>
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes, des entreprises et des usagers<br>
· Assurer la suppléance de l'assistante de la direction<br>
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Conditions générales du poste :<br>
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· Catégorie du poste : B<br>
· Corps de recrutement : TECH<br>
· Quotité de travail : 100%<br>
· Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt<br>
· Poste ouvert aux titulaires et contractuels<br>
· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI<br>
· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1<br>
· Rémunération:<br>
Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 441€ + modulation grade<br>
Pour les contractuels: elle est comprise entre 1836.20 € et 2362.93 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (258 €)<br>
· Localisation géographique : Campus de Rangueil, Toulouse
Connaissances :<br>
- Très bonne connaissance de la gestion administrative et financière<br>
- Connaissance de l'organisation de l'ESR<br>
- Très bonne utilisation des logiciels bureautiques (pack office) et outils Web<br>
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Savoir faire technique :<br>
- Techniques et méthodes du travail collaboratif/coopératif<br>
- Techniques d'élaboration de tableaux de bord et d'indicateurs, capacité à analyser des données<br>
- Sens de la diplomatie et de la pédagogie<br>
- Sens du travail en équipe, en transversalité et en collaboration<br>
- Sens de la relation à l'usager<br>
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Savoirs comportementaux :<br>
- Faire preuve d'une importante capacité d'adaptation face aux différents interlocuteurs<br>
- Fort pragmatisme<br>
- Rigueur, fiabilité, réactivité, dynamisme<br>
- Excellentes qualités relationnelles, aptitude au dialogue et à l'écoute<br>
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Diplômes requis : BUT Gestion des Entreprises et des Administrations ou équivalent<br>
Expérience souhaitée : 3 à 5 ans<br>
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Avantages :<br>
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• Contributions aux frais de transport en commun<br>
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois<br>
• Contributions à la complémentaire santé<br>
• Subvention restauration collective<br>
• Chèques vacances<br>
• Service social<br>
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)<br>
• Activités sportives et culturelles<br>
• Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)<br>
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)<br>
• Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)<br>
• Télétravail possible en fonction du poste<br>
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé<br>
• Possibilité d'aménagement du temps de travail<br>
• Crèche<br>
• Formations
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<p>L'université Toulouse III- Paul Sabatier devient <strong>Université de Toulouse à partir du 01/01/2025</strong>. Elle est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche née de la fusion des Facultés de médecine, de pharmacie et de sciences. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en <strong>sciences, santé, sport, technologie et ingénierie</strong>.<br />
Elle regroupe 5 composantes: <strong>Faculté des Sciences et de l’Ingénierie, la Faculté de Santé, la Faculté des Sciences du Sport et du Mouvement Humain, l'IUT, l'Observatoire Midi-Pyrénées.</strong><br />
Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.</p>
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