Description du poste et Missions
Rattaché(e) au Directeur , vous travaillerez en collaboration avec le service comptable et le service RH.
Vos missions seront les suivantes:
- ACCUEIL TELEPHONIQUE / GESTION BOITE MAIL ACCUEIL
- SECRETARIAT
Rédaction de correspondance avec les clients
Elaboration reportage photos et envoi aux maîtres d’oeuvres et clients
Courriers divers,
Dépôt des attestations de vigilance, d’assurance et de déclaration de salariés étrangers
Préparation des dossiers d’appel d’offre de marchés publics
Suivi dans la gestion de notre compte auprès de la déchèterie
…
- FOURNISSEURS
Retranscription des commandes manuelles faites par le directeur et envoi par courriel ou commande en ligne
Réservation du matériel en location
Demandes et recherches pour intervention de travaux en sous-traitance
- CONTROLE DES STOCKS (1 fois par mois)
Vérification de la cohérence des stocks, reporting.
Passage d’écriture pour ajustement.
- CLIENTS
Elaboration des devis dans le logiciel Sage Batigest
Envoi par courrier électronique aux clients des devis en fichiers PDF avec les documents si besoin (plans, palettes végétales etc …).
- GESTION DES CLIENTS AU QUOTIDIEN
Préparation des plannings d’intervention
Saisie des heures du personnel dans des fichier Excel, support à la facturation suivant les différentes natures d’activité.
- FACTURATION CLIENTS
Trois rythmes de facturation : ponctuel / mensuel / trimestriel
Editions des factures clients (sur base des contrats d’entretien et devis création) dans le logiciel Sage Batigest sous la forme de « Relevés de travaux » pour contrôle et valorisation des postes main d’oeuvre et fournitures par le Directeur et ses collaborateurs,
Impression en version « provisoire » des situations de travaux à l’avancement pour quantification du pourcentage réalisé des postes des devis
Transfert des « Relevés de travaux » valorisés en facturation « provisoire »
Enregistrement et édition des factures « définitives »
Contrôle de l’encours client et préparation des situations financières des clients
Envoi aux clients par courriel ou par voie postale des factures et situation financières
Dépôt en ligne des factures établies pour certains clients sur le site dédié
Dépôt en ligne des factures de marchés publics sur le site dédié
- REGLEMENT CLIENTS
Suivi des paiements clients (copie des virements et chèques clients)
Suivi de l’encours clients en relation avec le service comptabilité
Envoi de courriers de relance aux clients
- RELANCE CLIENTS
Envoi de relances par courrier, par mail
Constitution de dossiers contentieux si nécessaire
- TRAVAUX POUR SITUATION OU BILAN
Valorisation des TEC (travaux en cours),
Valorisation des PCA (produits constatés d’avance) et acomptes clients …
pour bilan fin d’année et situation au 30 juin
Profil recherché
Vous possédez une expérience confirmé en assistanat/secrétariat, idéalement dans le secteur du bâtiment.
Vous maîtrisez le logiciel SAGE BATIGEST et Excel.
Vous possédez un anglais courant.
Informations utiles
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Localisation
Opio - 06, France
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pas de déplacement
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Contrat
CDI
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Salaire
2450,00 EUR par mois
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Niveau de qualification
BEP/CAP
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Expérience
1 à 7 ans, + 7 ans
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Modalités de travail
Temps complet
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Fonction
Assistanat/Adm.ventes/Accueil, Compta/Gestion/Finance/Audit
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Secteur
BTP
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Télétravail
Pas de télétravail
CDI
Horaires: 9H-12H30 / 13H30-17H Du lundi au Vendredi
35 heures par semaine
Salaire: 2450€ bruts mensuels
Qui sommes nous ?
NETWORK INTERIM ANTIBES
France
Coordonnées de votre agence Network Intérim:
NETWORK INTERIM ANTIBES