Assitante de Direction

Les missions du poste

Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste
Assitante de Direction

Type de contrat
Titulaire ou CDD

Rémunération
Selon grille tarifaire

Télétravail
Non

Présentation du service

Le Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP. Centre-Université de Paris regroupe les hôpitaux Broca-La Collégiale, Cochin - Port-Royal, Corentin-Celton, l’Hôpital européen Georges-Pompidou, Necker-Enfants malades, l’Hôtel-Dieu et Vaugirard-Gabriel-Pallez et couvre le centre ouest de Paris.

Ses hôpitaux universitaires offrent à tous les âges de la vie, une prise en charge adaptée à toutes les pathologies, des plus simples aux plus complexes.

Il s’est organisé autour de 17 Départements Médico-Universitaires (DMU) multi sites. Il abrite près de 101 centres de référence ou de compétence sur les maladies rares. Il est le siège du Samu de Paris.

Ses 18 000 professionnels prennent en charge plus de 1 800 000 patients par an.

Le poste proposé a pour périmètre le site HEGP.

Liaisons hiérarchiques :
- Le Coordonnateur Général des soins d’HEGP
- Le CSS adjoint du CGS

Liaisons fonctionnelles :
- Les Directions fonctionnelles du Groupe Hospitalier
- L’équipe DSAP du site HEGP (5 CSS – 1 CS – 2 IDE - 1 ACH)
- Les Cadres et les Cadres supérieurs de santé d’HEGP et des DMU
- Les assistantes de direction du GH
- Les Chefs de services médicaux

Vos missions

Missions générales :

· Assurer la gestion et l’organisation du secrétariat du Coordonnateur Général des soins et de l’encadrement de la DSAP afin d’optimiser leurs activités.

Missions permanentes :

· Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction des soins et des activités paramédicales

· Gérer le planning du Coordonnateur Général de soins et de l’encadrement de la DSAP sur agendas partagés Outlook

· Organiser et préparer les réunions internes et externes

· Participer aux réunions de l’équipe de la DSAP.

· Assurer la gestion du courrier (réception, tri, enregistrement, répartition …)

· Rédiger des courriers, avis de réunions, notes de services, comptes rendus, support de réunion (power point, tableau…)

· Coordonner et diffuser des informations par voie numérique

· Préparer, suivre, mettre à jour et classer les dossiers relevant de la DSAP

· Participer à la constitution et à la transmission des dossiers de recrutement des Cadres de santé

· Mettre en forme le courrier concernant les demandes de stages en lien avec le CSS Chargé de la gestion des stages et le service de formation continue.

· Gérer les commandes bureautiques et des consommables : saisi des demandes d’approvisionnement dans SAP (NSI Gestion)

· Gérer la réservation informatisée des salles de réunions

Missions ponctuelles :

· Assurer le remplacement de l’Assistante de Direction des Ressources Humaines

Profil recherché

Savoir-faire requis :
• Accueillir et orienter des personnes
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel et la confidentialité.
• Élaborer, adapter et optimiser son planning de travail
• Savoir rendre compte de son activité
• Respecter les échéances
• Sens aigu de l'organisation, de la communication et du travail en équipe
• Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et transmettre les informations
• Maîtriser les outils du système d'informations (Informatique, Bureautique, Internet...)
• Maîtrise des fonctionnalités de la messagerie Outlook
• Savoir s'adapter à des tâches variées
• Savoir faire face aux urgences
• Capacités relationnelles développées
• Maîtrise des techniques de recherche d'informations

Qualités requises :
• Sens de la méthode, rigueur professionnelle
• Prise d'initiatives
• Sens du travail en équipe
• Sens de la communication
• Adaptabilité
• Autonome, capacité d'analyse et d'écoute
• Discrétion
• Disponibilité

Prérequis :
• Baccalauréat Secrétariat – BTS Assistante Manager
• Bonne connaissance du fonctionnement hospitalier
• Connaissance de Gestime

Expérience conseillée :
• Secrétariat d'une Direction Fonctionnelle

Horaires de travail
Amplitude horaire comprise entre 09h et 18h, 35h par semaine avec base horaire journalière 7h30

Vos avantages à l'AP-HP
Avantages sociaux :
- Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité
- Possibilité de parking
- Places place en crèche disponibles (politique de zéro refus)
- Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)
- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
- Chèques emploi-service CESU AP-HP

Description de l'hôpital
Situé à Paris (15ème arrondissement), l'Hôpital européen Georges-Pompidou est reconnu pour son expertise des pathologies de l'adulte notamment dans les domaines cardiovasculaire et rénal, du cancer et des urgences. Il est doté de plateaux techniques complets et performants d'imagerie, de radiologie interventionnelle et de biologie et bénéficie d'une infrastructure moderne.

Service d'affectation
DSAP

Référence de l'offre
2025-15109