Chef de projet des Initiatives de l'Alliance Sorbonne Université F/H

Les missions du poste

Libellé de Fonction : Chef-fe de projet des Initiatives de l’Alliance Sorbonne Université

Catégorie : A

Corps : Ingénieur d’étude

BAP : J

CDD de 1 an, renouvelable

Il s’agira sous l’autorité du directeur, en lien avec l’équipe de direction et les services administratifs concernés :

Bonne mise en œuvre du plan d’action de l’Initiative

• Centralisation et mise à disposition de la direction de l’Initiative d’une information complète et fiable pour faciliter la prise de décision et le pilotage de l’Initiative
• Organisation et suivi des réunions des instances de gouvernance de l’Initiative telles que le Comité exécutif et le Conseil d’orientation stratégique : calendrier, convocation, ordre du jour, préparation des présentations, rédaction des comptes rendus et suivi des décisions
• Aide à l’édition (relecture et mise aux normes, traduction...)
• Aide au développement de partenariats scientifiques, notamment avec d’autres universités françaises et étrangères
• Recherche et développement de la participation de partenaires professionnels à l’Initiative, y compris comme sponsors
• Gestion de l’agenda du projet
• Suivi des indicateurs de résultats

Suivi du projet de l’Initiative

• Préparation des appels d’offre de l’Initiative
• Contribution à l’établissement du budget annuel de l’Initiative
• Appui à la préparation de dossiers de demandes de financement
• Contrôle des indicateurs de processus (comparaison annuelle de la planification des projets et des dépenses avec leur mise en œuvre effective)
• Etablissement des rapports d’activité de l’Initiative

Pilotage des aspects logistiques inhérents aux activités de l’Initiative : organisation et suivi des événements

• Organisation des colloques et journées d’études (avec l’aide des stagiaires), en interaction avec les services concernés : invitation & missions, logistique, buffet…
• Organisation (avec l’aide des doctorants) du séminaire pluridisciplinaire bimensuel (puis hebdomadaire) de l’Initiative
• Organisation des écoles d’été et d’hiver
• Organisation de sorties de terrain
• Organisation des actions « sciences ouvertes » de l’Initiative destinées à un large public (conférences, débats, projections de films ou de documentaires, dégustations, cours-ateliers de cuisine…)

Communication interne et externe de l’Initiative

• Proposer et conduire une politique de communication en interne et en externe, en coordination avec la direction de la communication de Sorbonne Université
• Concevoir ou mettre en œuvre les outils de communication (site web, réseau sociaux, chaîne YouTube, lettre d’information…) en lien avec la direction de la communication de Sorbonne Université

Encadrement : OUI

Conduite de projet : OUI

Cette fiche de poste n’est pas exhaustive, elle pourra être amenée à évoluer en fonction des progressions des activités et des nécessités de service.

Profil souhaité :

• Niveau d'études minimum requis : licence, master
• Expérience 3 ans minimum

Connaissances transversales requises :

• Bonne connaissance de Sorbonne Université et plus généralement des milieux de l'enseignement supérieur, de la recherche
• Connaissance des dispositifs régionaux, nationaux, européens et internationaux de financement de la recherche
• Aspects juridiques, financiers et contractuels des projets de recherche
• Connaissance générale de la règlementation relative aux établissements publics (ex. marché public)
• Connaissances budgétaires générales
• La pratique de SIFAC ou SAP serait un plus
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral (niveau B2 minimum, C1 souhaité)
• Mise en place d’une démarche de conduite de projets

Savoir-faire :

• Capacité à interagir avec une grande variété d’interlocuteurs, au sein de l’Alliance Sorbonne Université et ailleurs
• Être attentif aux besoins et aux attentes : jouer un rôle de conseil et d’aide à la décision
• Savoir représenter l’Initiative
• Conduire un projet : organiser et assurer la bonne conduite du projet, déterminer des indicateurs de suivi et de performance, élaborer des tableaux de bord, analyser les risques, établir des retours d’expérience
• Expérience des financements privés, publics (nationaux, européens, internationaux, etc.)
• Exploiter des données, analyser des résultats et savoir restituer les conclusions de ces analyses
• Savoir animer un collectif et conduire des réunions
• Rédiger des rapports ou des documents synthétiques
• Savoir gérer un site Web
• Assurer des activités de veille sur les sujets en relation avec la thématique de l’Initiative
• Savoir rendre compte de son activité
• Communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit
• Adapter ses explications en fonction de ses interlocuteurs
• Utiliser des outils bureautiques et de gestion (Word, Excel, Access…)

Savoir être :

• Capacité de conceptualisation, de prospective et à développer un plan d’action
• Conduire ses actions avec sens du service à l’utilisateur final
• Esprit d’équipe
• Sens de l’organisation et capacité à tenir les délais
• Capacité d’adaptation et d’anticipation
• Capacité d’autonomie et d’initiativeRigueur et réactivité
• Sens relationnel, discrétion et diplomatie
• Curiosité intellectuelle et créativité

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Labellisée Idex et Pôle Universitaire d’Innovation (PUI), Sorbonne Université s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle. Elle promeut la diversité, l’interdisciplinarité, l’innovation et l’ouverture sur le monde.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Située principalement au cœur de Paris, SU dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions. SU présente une organisation en trois facultés de Lettres, Santé, et Sciences et Ingénierie, qui mettent en œuvre la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens.

SU est membre de l’Alliance Sorbonne Université (ASU) qui regroupe aujourd'hui onze établissements et qui couvre tous les champs disciplinaires des lettres, de la santé, des sciences et ingénierie, de la technologie, du design et du management.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

L'Initiative MeCir porte sur les circulations de personnes, de biens et d’écrits contribuent à la création d’un espace européen et proche-oriental de savoirs partagés au Moyen âge. La culture littéraire, scientifique, philosophique, médicale et juridique héritée de l’Antiquité est transmise par les copistes du Moyen Âge et circule entre Orient et Occident. Le monde médiéval est aussi celui de l’expansion des routes au-delà de celles connues dans l’Antiquité, ce qui permet encore d’étendre le champ du savoir. Enfin, la circulation se fait entre époques ; il existe une fascination pour l’époque médiévale et son imaginaire, dont les re-créations rencontrent depuis le 19e siècle un grand succès populaire. Ce sont ces différentes circulations sur lesquelles nous allons susciter, monter ou accompagner des projets de recherche innovants.

Localisation du poste : Maison de la Recherche - 28, rue Serpente, 75006 Paris