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1. LES MISSIONS
L’assistante de Direction a en charge le secrétariat de la Directrice Adjointe et de ses adjoints (Achats, Logistique et Transition Écologique). Elle est en lien fonctionnel avec les Responsables des fonctions support.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Gérer le secrétariat
Accueil physique et téléphonique : traitement des demandes, filtrage des appels et alerte selon les degrés de sollicitation et de priorité
Gestion et enregistrement des courriers et mails (départ et arrivée, dispatching du courrier)
Rédaction de courriers et de messages électroniques
Codification, mise en forme, diffusion, classement et suivi de courriers ou documents (notes, conventions, comptes rendus)
Suivi des échéances des dossiers en cours et relance auprès des correspondants
Lien entre la Directrice et les différents services logistiques
Suivi de dossiers opérationnels en cours
Gestion documentaire, classement, archivage
- Gérer l’agenda
Organisation et suivi des agendas
Prise de RDV
Planification, organisation et suivi de réunion
- Ressources Humaines
Gestion des congés des agents de la Direction (planning prévisionnel EXCEL et saisie AGILETIME)
Organisation des entretiens de recrutement
Suivi des préavis de grève
- Transition Écologique
Participation et rédaction des comptes rendus des réunions du COPIL Transition Écologique
1. DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITÉ(S)
- Diplôme BAC ou BAC+2 de secrétaire ou Assistante de Direction
2. EXPÉRIENCE, CONNAISSANCES ET SAVOIR FAIRE REQUIS
- Expérience antérieure confirmée en secrétariat de Direction souhaitée
3. QUALITÉS REQUISES
- Maitrise du pack office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Savoir travailler en équipe
- S’exprimer aisément et clairement
- Esprit de synthèse et savoir anticiper
Sens de l’organisation, méthode et rigueur dans le suivi des dossiers
Exercer au CH Guillaume Régnier, c'est rejoindre une équipe de plus de 2700 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques.
Aujourd'hui, le CHGR assure des missions de prévention, de diagnostic, de soins, de réadaptation, de réinsertion sociale, de recherche et d'enseignement. C'est 862 places sanitaires et médico-sociales et 734 lits d'hospitalisation complète, plus de 29000 usagers .