Sous la responsabilité de Responsable de Filiale
Représentation de l'entreprise en interne et en externe :
Interne : Service Travaux, Chargés d'affaires, Crédit Manager, Comptabilité, Service RH
Externe : Prestataires, Fournisseurs et Clients
Lieu d'exercice : Agence Lieusaint - 77
- Outils, produits, machines et matériels utilisés :
- Pack Office
- METEOR
- CHORUS
- INTRACTIV
- HOROQUARTZ
- PLATEFORMES/ECHANGE LIASSES ADMINISTRATIVES
ACTIVITES PRINCIPALES :
Analyser les cahiers des charges (CCAP.),
Etablir les documents administratifs chantier (DC 4, PPSPS, DOE, S/T, .),
Réaliser les contrats de sous-traitance, de compétence et de capacité .,
Réceptionner et effectuer le rapprochement des BR/factures fournisseurs et prestataires,
En collaboration avec le Service travaux, assurer l'établissement de la facturation clients,
Réaliser les cautions bancaires et établir le DGD
Assister le service travaux en matière de contrôles règlementaires des matériels/engins chantier,
Contrôler et envoyer les notes de frais des techniciens de pose et du service travaux ; gérer les cartes "affaire".
Vérifier et assurer la tenue et la fiabilité des tableaux de bords et des documents relatifs à l'activité chantier de l'agence,
Participer activement à la tenue des stocks et aux actions d'améliorations de la rentabilité de l'activité chantier
RECOUVREMENT SOCIETE :
Collecter les informations comptables et financières du client (notamment la solvabilité),
Mettre à jour la base de données clients interne,
Suivre l'évolution/ l'avancé des compte client,
Gérer des éléments administratifs concernant le compte client,
Analyser le compte client,
Réaliser les encaissements des règlements,
Limiter les retards par la pré relance,
Préparer les actions de relance,
Relancer le client,
Négocier une promesse de paiements et un échéancier,
En collaboration avec les services dédiés, préparer l'action de recouvrement contentieuse
Garantir la rapidité de communication des éléments nécessaires au bon recouvrement des créances.
GESTION ADMINISTRATIVE DE L'AGENCE :
Participer à l'accueil téléphonique,
Assurer la réception et l'envoi du courrier,
Transmission des éléments variables nécessaires à l'établissement de la paie,
Réaliser les différentes démarches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'agence (rédaction de courriers, envoi documentation auprès des architectes, BE, entreprises, administrations.)
Gérer les commandes de fournitures de bureau,
Gérer les prestations de maintenance des locaux (électricité, sécurité incendie, nettoyage, informatique.)
Experience: 3 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Droit du travail,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser le traitement des commandes,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 3 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Droit du travail,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser le traitement des commandes,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.