Postée il y a 24 heures
Vos principales missions et responsabilités concernent l'appui auprès des Directeur, Responsable et Chargés d'opération dans la gestion opérationnelle, administrative et financière de l'activité de la Direction du Développement Patrimonial de Sète Thau Habitat et plus particulièrement :
Gestion opérationnelle :
- Gestion du secrétariat de l'ensemble de la Direction (Accueil, appels téléphoniques, mails, courriers entrants et sortants, notes locataires, mailing locataires et entreprises, agendas, plannings, réunions, réservations de salles, diffusion d'informations en interne/externe, suivi du classement, mise à jour documentaire...) ;
- Gestion administrative des dossiers d'appels d'offres (DCE, jury, CAO, ...) ;
- Formalisation des notes, dossiers et présentations pour les instances de pilotage et d'arbitrage (comités d'investissement, jurys, revues de projet.)
- Gestion des échanges avec les différentes parties prenantes, internes à Sète Thau Habitat et externes (organisation de réunions, .) ;
- Actualisation des outils de suivi de l'activité (tenue des plannings, mise à jour des indicateurs.) ;
- Gestion de la documentation physique et dématérialisée (classement et archivage des documents.)
- Suivi de la Garantie de Parfait achèvement et contribution à la gestion des réclamations clients (locataires) sur l'activité de la Direction pour les réclamations de premier rang (demandes d'intervention aux entreprises, relances..) ;
- Suivi des sinistres Dommage-Ouvrage avec contribution à l'élaboration et à la constitution de dossiers et de déclaration
Gestion administrative :
- Contribution à la préparation et au suivi des consultations, des marchés et des avenants ;
- Contribution à la préparation et au suivi des délibérations à présenter en CA et en Bureaux du CA ;
- Préparation et suivi des demandes et déclarations administratives (PC, PD, DP, CU, affichage, constats, déclaration d'ouverture de chantier, déclaration d'achèvement des travaux .) ;
- Préparation des OS, des pièces des DGD, des PV, ...
- Instruction et analyse des dossiers de déclaration de sous-traitance des différents partenaires ;
- Contribution à la préparation des dossiers de financements, de prêts, suivi de l'obtention des subventions, préparation de la clôture financière des opérations ;
- Contribution à la préparation des livraisons de programmes (DPE, clefs, diagnostics, .)
- Assistance aux OPR et aux livraisons des opérations ;
- Établissement de tout formulaire nécessaire au service des impôts (H2, ..) ;
- Elaboration des nouvelles conventions APL ;
- Création des nouvelles résidences sur le progiciel informatique ;
- Contribution à la mise à jour du site internet concernant la Direction
Gestion financière :
- Préparations des bons de commande sur Ie progiciel informatique de Sète Thau Habitat et contribution au traitement de la facturation ;
- Contribution au suivi budgétaire des opérations ;
Animation du service :
- Organisation et participation aux réunions de service, rédaction des comptes-rendus ;
- Mise à jour des tableaux de suivi de l'activité du service ;
- Rôle d'interface entre les collaborateurs du service en matière d'information et d'intendance.
Experience: 2 An(s) - dans le domaine de la construction
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Techniques de numérisation,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Location de logements
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Experience: 2 An(s) - dans le domaine de la construction
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Techniques de numérisation,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Location de logements
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.