Rattaché(e) au responsable d'agence, vous l'assistez dans les tâches administratives, organisationnelles et logistiques.
Vous veillez à la mise en œuvre des éléments de communication à destination des locataires. Vous êtes garant de la bonne circulation de l'information au niveau de l'agence.
Vos missions :
- Assurez le secrétariat classique du responsable d'agence : téléphone, courrier, classement, organisation de réunions, comptes rendus…
- Facilitez la communication des informations au niveau de l'agence : recueil d'informations, diffusion de notes, relance, centralisation, interface avec les services du siège
- Assurez les relations externes à l'entreprise : fournisseurs, administrations et services d'état, amicales de locataires
- Tenez à jour différents tableaux de bords relatifs au suivi de l'activité de l'agence
- Assurez la gestion administrative du personnel de l'agence : plannings congés, suivi des absences
- Effectuez les mises à jour des documents « types » de l'agence, notamment les communications remises aux locataires
- Réceptionnez les courriers et analysez la catégorie de la demande écrite
- Relayez au bon interlocuteur
- Contrôlez les courriers de réponse signés par le responsable d'agence ou la Direction
- Expérience confirmée : Une solide expérience en tant qu'assistant(e) de direction ou dans un rôle similaire est requise, avec un diplôme de niveau BAC+2 (type Assistant Manager).
- Excellente maîtrise rédactionnelle : Capacité à rédiger des documents clairs, précis et professionnels.
- Ponctualité et rigueur : Respect des délais et gestion efficace du temps.
- Polyvalence : Capacité à s'adapter et à gérer diverses tâches et priorités avec efficacité.
- Compétences bureautiques : Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Sens du service et bon relationnel : Aptitude à interagir de manière positive et professionnelle avec les différents interlocuteurs.
- Organisation et discrétion : Qualités d'organisation, rigueur et respect de la confidentialité.
Une expérience dans le secteur immobilier serait un atout supplémentaire.
- Expérience confirmée : Une solide expérience en tant qu'assistant(e) de direction ou dans un rôle similaire est requise, avec un diplôme de niveau BAC+2 (type Assistant Manager).
- Excellente maîtrise rédactionnelle : Capacité à rédiger des documents clairs, précis et professionnels.
- Ponctualité et rigueur : Respect des délais et gestion efficace du temps.
- Polyvalence : Capacité à s'adapter et à gérer diverses tâches et priorités avec efficacité.
- Compétences bureautiques : Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Sens du service et bon relationnel : Aptitude à interagir de manière positive et professionnelle avec les différents interlocuteurs.
- Organisation et discrétion : Qualités d'organisation, rigueur et respect de la confidentialité.
Une expérience dans le secteur immobilier serait un atout supplémentaire.